Structurer vos flux de travail grâce au workflow management pour fluidifier la circulation de l’information tout en réduisant le risque d’erreurs dans les processus.
Si l’on se représente facilement l’intérêt de cartographier des informations géographiques, la modélisation des flux de travail n’est pas moins stratégique pour permettre à une entreprise d’optimiser le partage et la circulation des informations relatives à l’organisation du travail.
De fait, la modélisation appliquée à des données géographiques grâce à un logiciel SIG permet par exemple de cartographier ses ressources et aboutit à une meilleure visibilité sur l’environnement. La cartographie des flux de travail présente quant à elle de nombreux avantages, notamment pour la gestion et l’optimisation des processus métiers.
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Qu’est-ce que le workflow management ?
Rappel définition du workflow ou flux de travail
Le terme de workflow management désigne la coordination des tâches inhérentes à l’organisation d’une entreprise dans l’objectif de produire des résultats.
L’automatisation d’une séquence de tâches au sein de cette organisation constitue un workflow. Chaque workflow est marqué par un événement déclencheur et se conclut nécessairement par la fin du processus.
Intérêt du workflow management
Le workflow management vise l’optimisation des processus pris chacun indépendamment comme dans une vision globale.
Si l’objectif d’un processus est la production d’un résultat, le but du workflow management est d’améliorer ces résultats pour qu’ils soient en adéquation avec les objectifs définis dans la stratégie de l’entreprise.
Dans quels contextes s’inscrit le workflow management ?
Le workflow management est notamment utile pour la gestion des processus métier (BPM). Il représente aussi un outil de pilotage pour un manager et un support d’aide à la décision pour l’équipe dirigeante.
Le workflow management peut aussi être pertinent dans le cadre de la gestion de projets.
Quels bénéfices peut-on attendre du workflow management ?
Le workflow management augmente l’efficacité et la productivité d’une entreprise en améliorant la communication au sein de l’organisation, voire parfois avec ses partenaires. Toutes les parties prenantes d’un processus acquièrent une visibilité sur sa progression.
Le workflow management engendre une réduction des coûts puisqu’il permet de supprimer des doublons dans un processus en particulier ou dans différents processus aboutissant à un résultat commun. Lors du recrutement d’un collaborateur, le numéro de Sécurité Sociale est nécessaire au moment de l’édition de son contrat et lors de la déclaration à l'URSSAF.
Dans l’hypothèse que ce ne soit pas la même personne responsable de ces différentes tâches, il se peut que le numéro soit demandé deux fois au futur salarié. Grâce au workflow management, ce doublon peut être mis en évidence et corrigé.
Dans la mesure où le processus ne peut progresser à la tâche suivante si la précédente n’a pas été validée, le manager peut identifier les goulots d'étranglement, rappeler aux acteurs concernés qu’ils doivent accomplir leur mission et davantage les responsabiliser dans la recherche d’une meilleure satisfaction du client.
Les relations au sein d’une équipe peuvent être assainies grâce au workflow management puisque les tâches sont clairement identifiées et à chaque tâche est associé un responsable. Il n’y a donc pas d'ambiguïté en cas d’erreur ou de problème.
L’entreprise gagne du temps sur la formation des nouvelles personnes associées à un process.
Comment mettre en place un workflow management en plusieurs étapes?
Mettre en place un workflow management nécessite de suivre plusieurs étapes, de la conception de la carte des processus jusqu’à l’exécution opérationnelle et à la production du reporting stratégique.
Modélisation des processus et des ressources
Mettre en place un workflow management ne peut se faire sans la modélisation des processus internes, première étape avant leur intégration dans le SI de l’entreprise puis leur automatisation.
Cette phase requiert une analyse précise des différents processus en cours dans l’entreprise, des séquences qu’ils suivent de façon indépendante les uns des autres et de leur articulation sur le plan global.
Intégration des processus dans le Système d’Information de l’entreprise
Pour pouvoir animer un workflow management, il faut nécessairement que les processus soient intégrés dans le système d’information de l’entreprise, que l’on puisse suivre leur progression, corriger d’éventuelles erreurs, faire évoluer les processus et les modifier de façon à ce que tous les utilisateurs soient informés en temps réel.
Automatisation des workflows
Une fois les processus intégrés dans le SI de l’entreprise, ils peuvent être automatisés et coordonnés. Cette vision globale permet d’effectuer des reportings réguliers.
Optimisation des workflows
L’analyse des statistiques de données relatives aux performances des workflows permet de mettre en évidence les axes d’amélioration, de réorienter éventuellement les priorités et de suivre l’impact des changements effectués.
Manager vos flux de travail grâce à un système WMS
La meilleure façon de procéder pour mettre en place un workflow management dans son entreprise est d’utiliser un système de workflow management (WMS en anglais), soit un logiciel qui vous permet de modéliser vos processus, de les automatiser, de les intégrer au système d’information de votre entreprise pour mieux les coordonner.
Tout comme il existe des logiciels SIG comme Esri ou ArcGIS par exemple pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur utilisation des données géographiques, les WMS comme Elemate sont de précieux outils pour les entreprises engagées dans une démarche d’optimisation des processus métiers.
Certains produits WMS vous permettent d’écrire une procédure en code BPMN, ce qui permet de fluidifier le partage de données entre les différents acteurs d’un processus et d’intégrer les workflows directement dans les systèmes d’information sachant qu’ils pourront être lus des salariés comme des outils informatiques associés aux processus.
La solution Elemate pour optimiser la gestion de vos flux de travail et parfaire vos processus
En cherchant sur le Web des solutions de management de vos flux de travail, vous ne pouviez manquer Elemate : dès le portail d’accueil de notre site internet, vous avez la possibilité de solliciter une démo pour vous convaincre d’utiliser un logiciel de workflow management.
Plus que tout autre logiciel, les solutions et les services offerts par notre application seront de précieux outils pour accompagner l’optimisation de vos processus grâce à l’approche simple, ergonomique et très précise que permet l'utilisation du langage BPMN.
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