Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

La matrice RACI trouve son origine dans les méthodologies de gestion de projet et de processus. Elle a été développée comme un outil pratique pour résoudre les problèmes de partage des rôles et des responsabilités au sein des projets complexes. 

Les concepts de rôles et de responsabilités sont essentiels dans la gestion de projets pour s’assurer que chaque tâche est correctement assignée et que les membres de l'équipe savent précisément ce qui est attendu d'eux.

Le concept de la matrice RACI repose sur la création d'un tableau où les tâches et les activités d'un projet sont listées en lignes. Les membres de l'équipe ou les rôles apparaissent eux dans les colonnes. Pour chaque tâche, les rôles des membres de l'équipe sont définis en termes de RACI. Voici comment cela fonctionne :

1. Liste des activités/tâches : Identifier toutes les tâches ou activités nécessaires pour réaliser le projet ; 

2. Identification des rôles : Déterminer les rôles ou les membres de l'équipe impliqués dans le projet ; 

3. Assignation des responsabilités : Pour chaque tâche, indiquer qui est Responsable (R), qui est Autorité (A), qui doit être Consulté (C), et qui doit être Informé (I).

Exemple : Matrice-RACI.xlsx

L'histoire de la matrice RACI, comme de nombreux outils de gestion de projet, n'est pas attribuée à une seule personne ou à un moment précis. Cependant, voici un aperçu de son évolution et de son utilisation au fil du temps.

La gestion de projet en tant que discipline a commencé à se formaliser dans les années 1950 et 1960, notamment avec le développement de méthodes comme le PERT (Program Evaluation Review Technique) et le CPM (Critical Path Method). Ces premières méthodologies se concentraient principalement sur la planification et le contrôle des tâches et des délais.

Avec la complexité croissante des projets et des organisations, il est devenu nécessaire de clarifier non seulement les tâches à réaliser, mais aussi les rôles et responsabilités des membres de l'équipe. Dans les années 1970 et 1980, les matrices de responsabilités ont commencé à apparaître comme un moyen de définir et de communiquer ces rôles.

La version RACI, en particulier, a émergé parce qu’elle répondait à la nécessité de distinguer différentes formes de responsabilités au sein d'un projet. Elle a été popularisée dans les années 1980 et 1990 par des méthodologies de gestion de projet plus formelles et des pratiques de gestion de processus. Des organismes tels que le Project Management Institute (PMI) et des méthodologies comme PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ont joué un rôle crucial dans la diffusion de cet outil.

Chaque personne impliquée dans le projet se voit attribuer un rôle déterminé dans la matrice RACI. Comme un acteur ne peut logiquement pas être à la fois informateur et réalisateur d’une tâche, il est essentiel de bien identifier les rôles et de les distribuer en amont. Pour ce faire, des méthodes telles qu’une cartographie des parties prenantes, ou stakeholders mapping, peut vous aider.

De l’anglais Responsible, le Responsable (ou réalisateur) est chargé d’effectuer une tâche ou une activité telle que définie dans la matrice RACI. S’agissant de l’exécution, il est impératif qu’au moins un acteur soit assigné à ce rôle, sans quoi le travail ne serait effectué par personne.

L’Approbateur supervise un ou plusieurs responsables dans la réalisation des tâches qui leur sont confiées. Assigné à une position de management, c’est lui qui devra rendre des comptes au chef de projet si les délais d’exécution ne sont pas tenus.

Ces deux termes sont parfois inversés, en raison de l’ambiguïté du terme “responsable” en français. Dans le cas où le “Responsable” (R) prend la responsabilité, le A de l’acronyme désigne alors les “Acteurs”, chargés de réaliser une tâche. Nous utilisons ici la version telle que développée en anglais.

Expertes dans un domaine précis, les personnes consultées doivent être sollicitées avant de prendre une décision importante liée à la tâche qui les concerne. En lien direct avec les responsables, les consultants peuvent également orienter ou épauler ces derniers dans la phase de réalisation : il s’agit donc d’une communication à double-sens.

Contrairement au rôle Consulted, un informé est seulement mis au courant de la réalisation d’une tâche et n’est pas tenu de participer directement. Cette information reste essentielle, car, en prenant connaissance de l’avancement du projet, cette personne pourra agir sur les tâches qui la concernent, et pour lesquelles un autre rôle lui a été attribué.

Une entreprise fictive, TechNova, planifie sa restructuration, dans le but d’améliorer son efficacité opérationnelle. Elle opère dans le secteur technologique et souhaite réorganiser les départements de recherche et développement (R&D), de marketing, et de support client pour mieux répondre aux nouvelles exigences du marché, tout en améliorant la collaboration interne.

TechNova a décidé de lancer trois projets majeurs dans le cadre de sa restructuration :

1. Le développement d'un nouveau produit (Projet A)

2. La refonte de la stratégie marketing (Projet B)

3. L’amélioration du système de support client (Projet C)

Pour gérer efficacement ces projets, TechNova utilise une matrice RACI afin de définir clairement les responsabilités et les rôles de chaque membre de l'équipe impliquée.

Voici un exemple détaillé de la matrice RACI pour le projet A (Développement d'un nouveau produit) :

• Responsible (R) : personne chargée d’exécuter la tâche ;

• Accountable (A) : superviseur de la tâche qui valide le travail complet ;

• Consulted (C) : personne dont l’avis est requis ;

• Informed (I) : personne devant être tenue de l’achèvement d’une tâche.

1. Définition des spécifications : L'équipe R&D est accountable pour la création des spécifications du produit, s’appuyant sur les directives du marché. Le chef de projet est responsible de coordonner cette activité, tandis que le directeur technique est consulted pour son expertise technique.

2. Conception initiale : L'Équipe R&D est responsible de la conception, avec le directeur technique comme accountable pour garantir que la conception respecte les normes techniques. Le chef de projet est consulted pour s'assurer que le projet reste aligné avec les objectifs globaux.

3. Validation technique : La responsabilité de la validation technique revient à l'équipe R&D, avec le directeur technique désigné comme accountable pour l'approbation finale. L'équipe support est consulted pour anticiper comment les modifications affecteront le support client.

4. Prototype : Similaire à la conception, mais avec un accent sur la réalisation d'un prototype fonctionnel.

5. Tests internes : L'équipe R&D effectue les tests, tandis que l'équipe support, en tant qu'accountable, valide que le produit fonctionne dans les conditions réelles d'usage client.

6. Plan de lancement : Le chef de projet est responsible de la coordination du plan de lancement, l'équipe marketing est désignée comme accountable pour l'exécution, et le directeur technique est consulted pour s'assurer que les aspects techniques sont pris en compte.

7. Formation produit : L'équipe support est responsible de la formation sur le nouveau produit, tandis que l'équipe R&D est consulted pour fournir les détails techniques nécessaires.

En conclusion, cette matrice RACI aide l’entreprise TechNova à clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, minimise les confusions, et permet d’accorder les différents départements vers les objectifs communs, fixés lors de la décision de restructuration.

Comme son nom le laisse penser, la méthode Agile encourage la souplesse dans l’organisation en développant la polyvalence et la communication des acteurs impliqués. Cette philosophie de gestion de projets met l’accent sur la collaboration directe.

Pour combiner l’emploi de la méthode Agile avec une matrice RACI, il est indispensable d’assigner le même rôle à plus d’une personne sur une tâche donnée : cette responsabilité partagée favorisera la communication.

De la même façon, le framework Scrum basé sur la méthode Agile aide les membres d’une équipe à structurer le travail sur des temps courts appelés “sprints”, planifiés en amont. Dans ce contexte, la matrice RACI peut être un outil efficace pour la gestion de ces cycles de développement. En effet, le modèle Scrum applique également des rôles clairs et définis aux membres de l’équipe, permettant aux deux méthodes de se combiner.

Traditionnellement utilisée pour clarifier les rôles et responsabilités dans les projets, la matrice RACI trouve également une application précieuse dans la gestion des processus métiers.

Pour chacune des étapes d’un processus métier, il est possible de clairement identifier qui est responsable (R), qui doit être consulté (C), qui est informé (I), et qui est le garant (A) grâce à l’extension de la matrice RACI à ce domaine. 

L’utilisation de la matrice RACI dans le contexte des processus métiers vous aide à formaliser les rôles pour les opérations quotidiennes et à renforcer l’alignement des équipes avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Par exemple, dans un processus de développement de produit, la matrice peut spécifier :

• qui dans l'équipe R&D est responsable de la conception initiale ;

• qui dans l'équipe marketing doit approuver le concept ;

• qui doit être consulté pour l'expertise technique ;

• et qui doit être tenu informé de l'avancement du projet.

Cette méthode facilite ainsi la collaboration interdépartementale et assure que toutes les parties prenantes comprennent les attendus et s’impliquent de manière appropriée à chaque étape.

Une réflexion importante préalable à l'adoption de la matrice RACI dans les processus métiers est le niveau de détails à inclure. Alors qu’un tableau des responsabilités classiques offre une vue détaillée de toutes les interactions (R, A, C, I), voire en rajoute certaines selon les besoins (tel que le rôle de Support, par exemple), des versions allégées existent également.

Il est effectivement possible d’engager une gestion de projet avec une matrice qui se concentre uniquement sur les rôles de responsable (ou réalisateur, noté R), et d’approbateur (A). Ces deux éléments suffisent parfois au management, notamment dans des environnements dynamiques où la flexibilité est primordiale.

Commencer par une matrice RA offre alors deux avantages :

• La simplicité et la rapidité de la mise en œuvre : un tableau RA est plus rapide à créer et à mettre à jour, ce qui est idéal pour des projets ou des processus en évolution rapide ; 

• Un focus sur les rôles clés : en se concentrant sur les rôles les plus critiques, une organisation peut s’assurer que les décisions importantes sont prises efficacement, sans se perdre dans la communication de détails moins critiques à ce stade.

Au contraire, si vous optez pour la réalisation d’un tableau RACI classique, les avantages sont alors les suivants :

• La prévention des ambiguïtés : une matrice RACI détaillée prévient les malentendus potentiels en clarifiant en amont toutes les interactions possibles entre les parties prenantes ;

• Une meilleure gestion des risques : en identifiant le rôle de chaque personne ou service, y compris les consultants et les informés, l'organisation peut mieux gérer les risques liés aux communications et aux décisions.