Value Stream Mapping : maîtriser l’art de l’optimisation des processus

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Value Stream Mapping : maîtriser l'art de l'optimisation des processus

La Value Stream Mapping (VSM), ou cartographie de la chaîne de valeur, est une méthodologie qui permet aux entreprises de tous secteurs et de toutes tailles d'optimiser leurs processus et d'améliorer leur performance globale. En visualisant l'ensemble du flux de production, de la matière première au produit fini, la VSM met en lumière les étapes critiques, les goulots d'étranglement et les sources de gaspillage de vos processus.

Que vous soyez une start-up cherchant à rationaliser ses opérations ou une grande entreprise souhaitant améliorer sa performance globale, la VSM peut vous aider à atteindre vos objectifs. En identifiant et en éliminant les activités qui n'apportent pas de valeur ajoutée, vous pouvez réduire les coûts, améliorer la qualité, raccourcir les délais et augmenter la satisfaction client.

Value Stream Mapping : qu'est-ce que c’est ?

Définition de la Value Stream Mapping

La cartographie de la chaîne de valeur, ou Value Stream Mapping (VSM) est un outil facilitant l’identification et l’analyse de toutes les étapes de la vie d’un produit ou d’un service, allant de sa conception initiale jusqu’à sa livraison au client final. Grâce à une vue d’ensemble codifiée à l’aide de symboles et de repères visuels, les flux de matériaux, de marchandises et d’informations sont clairement identifiables.

La VSM permet ainsi d’identifier les étapes ne produisant pas de valeur ajoutée dans le processus analysé : l’entreprise peut alors les éliminer afin de gagner en efficacité.

D’où vient la VSM ?

C’est le constructeur automobile Toyota qui crée le premier une cartographie des flux de matières et d’informations, dans le but d’optimiser la chaîne de production et d’éviter les gaspillages de ressources et d’énergie. Rendue publique en 1988, la démarche du Toyota Production System est largement diffusée, jusqu’à servir de fondement à la méthodologie de gestion lean.

Pourquoi utiliser la Value Stream Mapping ?

Optimiser les processus appliqués au sein d’une entreprise est souvent une tâche complexe, en raison des nombreux intermédiaires impliqués et des étapes qui le composent. 

La Value Stream Mapping est un outil qui peut vous aider dans cette démarche, apportant de nombreux bénéfices. La VSM permet en effet de : 

  • Visualiser les échanges d’informations entre tous les acteurs (services internes, fournisseurs, client final, sous-traitants, etc.) ;
  • Identifier les étapes du processus qui ne produisent pas de valeur ajoutée : temps d’attente pouvant être réduits, protocoles et étapes inutiles, ou encore mauvaise gestion des stocks, par exemple ;

Quantifier la performance du processus à l’aide de différents indicateurs, tels que les coûts et délais de production, la satisfaction client, et la qualité du travail fourni.

Comment réaliser une cartographie de la chaîne de valeur ?

Les étapes clés pour créer une VSM

La première étape pour mettre en place une cartographie de la chaîne de valeur dans votre entreprise est d’identifier le processus que vous désirez optimiser. De préférence, optez pour un processus qui comporte un défaut identifié : qualité du produit insuffisante ou mauvaise satisfaction du client, par exemple.

Vient ensuite la collecte des données pour alimenter la VSM. L’ensemble du processus doit être passé au crible en incluant toutes les parties prenantes, ainsi que les exigences et les besoins du client.

Il devient alors possible de créer la cartographie des flux. Des symboles standardisés permettent de visualiser rapidement l’information et d’identifier les gaspillages générés tout au long du processus. Temps d’attente, mauvaise répartition du travail, stocks superflus, ou encore tâches redondantes peuvent ainsi être éliminés.

Outils et techniques nécessaires

La démarche proposée par la Value Stream Mapping se fonde sur une observation et une connaissance du terrain. C’est en maîtrisant les différents processus métiers existant au sein de votre organisation que vous rendrez possible leur analyse.

Pour procéder à celle-ci, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de cartographie : chaque carte documente une des étapes de la chaîne de production. La représentation visuelle proposée par la VSM s’intègre alors efficacement dans l’optimisation de votre stratégie d’entreprise.

Étude de cas

Pour illustrer concrètement l'efficacité de la Value Stream Mapping (VSM), prenons l'exemple fictif de l'entreprise ACME Lighting, un fabricant de solutions d'éclairage éco-énergétiques. ACME Lighting rencontre des difficultés sur sa chaîne de production d’ampoules, avec des retards dans la livraison des produits finis et une augmentation des coûts de production, liés à un gaspillage considérable des ressources.

Mise en œuvre de la VSM chez ACME Lighting

La direction décide d’implémenter la VSM pour identifier et éliminer ces dysfonctionnements. Cinq grandes étapes sont identifiables.

Phase 1 : Préparation et cartographie initiale.

Les informations préliminaires sont notées sur la cartographie : nom des principaux clients pour le produit, délais de production estimés et souhaités, quantité à produire, etc. En parallèle, les fournisseurs impliqués dans la production des ampoules sont également listés dans le détail.

Phase 2 : Description des étapes du processus de production.

Chaque étape du processus est consignée. Le nombre de collaborateurs impliqués, les temps de production et d’attente, les ressources utilisées, ou encore le transport d’un site à un autre dans l’usine sont précisément décortiqués.

Phase 3 : Explicitation des liens entre les étapes.

Entre chaque étape doivent être notés les stocks produits et la quantité de pièces en attente. Par exemple, les culots d’ampoule produits par ACME Lighting sont à flux tendus, cela est donc précisé schématiquement sur la cartographie, à l’aide d’un symbole standardisé.

Phase 4 : L’ajout des flux externes.

Tout ce qu’ACME Lighting ne produit pas est ajouté à cette étape. En l'occurrence, le filament de l’ampoule est externalisé par une entreprise tierce. La fréquence de livraison des stocks de filaments et le mode de transport sont consignés.

Phase 5 : L’ajout des flux d’informations et de matière.

Les liens entre les différents interlocuteurs sont explicités : quand intervient l’entreprise pour donner l’ordre de production des culots ? À quelle fréquence s’effectue la commande des filaments ? Combien de temps les ampoules produites sont-elles stockées avant l’expédition au client ? 

Elemate accompagne l’entreprise dans ce suivi : le logiciel permet de documenter l’état des lieux actuel et de centraliser les changements préconisés par l’équipe, tout en impliquant les différentes parties prenantes. Celles-ci peuvent également contribuer à l’élaboration de la cartographie exhaustive des processus pour une meilleure connaissance du terrain, une vision plus globale et contextualisée et une amélioration continue.

Résultats obtenus

Après la mise en œuvre de la VSM, ACME Lighting peut identifier que les retards de production sont dus à des pertes imputables au fournisseur de filaments. Arrivant par voie aérienne, ils supportent mal le voyage et beaucoup sont hors d’usage. Les ampoules ne passent donc pas le contrôle qualité et doivent être produites de nouveau. Les culots étant fabriqués à flux tendu pour neutraliser le besoin en stockage, leur production doit être relancée pour couvrir les pertes.

La cartographie réalisée lors de la VSM permet de mettre en lumière les problèmes de communication entre les différents ateliers d’ACME Lighting et le fournisseur. Cette méthode permet alors de transformer les opérations de production en identifiant tout processus inefficace et en les optimisant. La VSM est aussi un levier pour augmenter la compétitivité et améliorer la satisfaction client.

Conseils pour une mise en œuvre efficace

Afin d’améliorer l’efficacité de la Value Stream Mapping dans votre entreprise, il est important d’adopter certaines bonnes pratiques :

  • En centralisant les informations de manière normée à l’aide d’un outil adapté, vous formalisez les données propres à vos services. En plus d’être bien documentés, les processus seront également tenus à jour ;
  • Cette centralisation permet également de faciliter l’amélioration continue, en évitant de repartir à zéro dès qu’un problème à analyser apparaît sur la chaîne de valeur. La VSM est un outil dynamique, qui doit évoluer en même temps que les besoins et les procédures de vos équipes ;
  • Des zones d’ombres dans certains processus ou une absence de documentation sont des freins à une analyse objective et à une démarche qualité. Privilégiez la transparence pour l’ensemble des processus métiers de votre organisation.

Comment intégrer directement le concept de VSM dans ses processus métiers ?

Pour quels types d’activités utiliser la VSM ?

Bien que principalement utilisée dans le domaine de l’industrie, la Value Stream Mapping se prête à tout type d’entreprise souhaitant optimiser ses différents flux de productions. La VSM est donc aussi bien utilisée aujourd’hui dans le domaine de l’industrie automobile où elle trouve ses origines, que dans l’industrie pharmaceutique, la finance, le management ou encore la production de logiciels informatiques.

Quels sont les éléments et les indicateurs clés à documenter lors de la construction d’une VSM ?

Pour être efficace, la VSM doit être alimentée par des données précises concernant l’ensemble du processus. Chacune des étapes qui le composent doit indiquer un temps de cycle, ainsi que le temps d’attente avant la suite de la production.

Au-delà des données temporelles, une VSM complète intègre également :

  • Le nombre de parties prenantes impliquées dans le processus (chaque fournisseur, opérateur, équipe de travail doit être documenté, du début de la chaîne jusqu’au client) ; 

  • La capacité opérationnelle du processus (combien de pièces peuvent être produites) ; 

  • Le pourcentage de défauts tolérés ; 

  • Le temps requis pour l’ensemble du processus ; 

  • La demande précise du client.

Comment maintenir une VSM accessible et évolutive ?

Elemate centralise vos processus métiers et fournit une documentation précise sur tous les protocoles de votre organisation. En impliquant tous les acteurs concernés dans une dynamique d’amélioration constante, vos savoir-faire sont maintenus à jour. La cartographie proposée par le logiciel fournit alors une base solide pour la création d’une VSM accessible par toutes vos équipes. 

Cette VSM est également rendue évolutive, puisqu’elle s’appuie sur des processus clairs et exhaustifs : l’identification et l’analyse des tâches à valeur ajoutée s’en trouvent ainsi facilitées.

La complémentarité de la VSM avec d'autres outils Lean

Également originaire du Japon, la gemba walk est une technique de management additionnelle, permettant d’identifier les problèmes et les sources de gaspillages sur la chaîne de production. L’équipe en charge de sa réalisation se rend là où la valeur est créée pour observer les dysfonctionnements éventuels. Cet outil favorise par ailleurs une meilleure connaissance du terrain et peut rendre la cartographie des processus plus concrète.

La résolution de problèmes A3 est une autre technique collaborative consistant à résoudre un problème en facilitant l’identification des activités à valeur ajoutée et la réforme de celles qui n’en sont pas. En proposant un focus sur une tâche précise, cet outil complète donc efficacement la VSM.

À propos d'Elemate

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Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

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Précieux outil de gestion de projet, la matrice RACI facilite l’organisation interne d’une entreprise en clarifiant les rôles et les responsabilités des différents acteurs impliqués. Grâce à cette méthode adaptable, chaque contributeur se voit assigner des tâches et des activités selon le rôle qui lui a été attribué en amont du projet. Au nombre de quatre, ces rôles donnent leur nom à l’acronyme RACI : Responsable, Approbateur, Consulté, et Informé.

Cette répartition essentielle des rôles évite les redondances au sein de chaque équipe, favorise la communication, et augmente l’efficacité. La matrice RACI s’impose donc comme un incontournable du management.

Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

La solution Elemate révolutionne la gestion traditionnelle des projets en permettant la visualisation et l’automatisation des processus d’affaires. En élargissant l’application de la matrice RACI à l’entièreté des processus métiers, notre plateforme facilite la gestion de votre organisation et vous aide à atteindre les objectifs stratégiques fixés.

Qu'est-ce que la matrice RACI ?

La matrice RACI trouve son origine dans les méthodologies de gestion de projet et de processus. Elle a été développée comme un outil pratique pour résoudre les problèmes de partage des rôles et des responsabilités au sein des projets complexes. 

Les concepts de rôles et de responsabilités sont essentiels dans la gestion de projets pour s’assurer que chaque tâche est correctement assignée et que les membres de l'équipe savent précisément ce qui est attendu d'eux.

 

Comment réaliser une matrice RACI ?

Le concept de la matrice RACI repose sur la création d'un tableau où les tâches et les activités d'un projet sont listées en lignes. Les membres de l'équipe ou les rôles apparaissent eux dans les colonnes. Pour chaque tâche, les rôles des membres de l'équipe sont définis en termes de RACI. Voici comment cela fonctionne :

  1. Liste des activités/tâches : Identifier toutes les tâches ou activités nécessaires pour réaliser le projet ; 

  2. Identification des rôles : Déterminer les rôles ou les membres de l'équipe impliqués dans le projet ; 

  3. Assignation des responsabilités : Pour chaque tâche, indiquer qui est Responsable (R), qui est Autorité (A), qui doit être Consulté (C), et qui doit être Informé (I).

Exemple de structure d'une matrice RACI

Exemple : Matrice-RACI.xlsx

Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

D’où provient la matrice RACI ?

L'histoire de la matrice RACI, comme de nombreux outils de gestion de projet, n'est pas attribuée à une seule personne ou à un moment précis. Cependant, voici un aperçu de son évolution et de son utilisation au fil du temps.

 

Les premières méthodologies de gestion de projet

La gestion de projet en tant que discipline a commencé à se formaliser dans les années 1950 et 1960, notamment avec le développement de méthodes comme le PERT (Program Evaluation Review Technique) et le CPM (Critical Path Method). Ces premières méthodologies se concentraient principalement sur la planification et le contrôle des tâches et des délais.

L’apparition des matrices de responsabilités et la formalisation de RACI

Avec la complexité croissante des projets et des organisations, il est devenu nécessaire de clarifier non seulement les tâches à réaliser, mais aussi les rôles et responsabilités des membres de l'équipe. Dans les années 1970 et 1980, les matrices de responsabilités ont commencé à apparaître comme un moyen de définir et de communiquer ces rôles.

La version RACI, en particulier, a émergé parce qu’elle répondait à la nécessité de distinguer différentes formes de responsabilités au sein d'un projet. Elle a été popularisée dans les années 1980 et 1990 par des méthodologies de gestion de projet plus formelles et des pratiques de gestion de processus. Des organismes tels que le Project Management Institute (PMI) et des méthodologies comme PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ont joué un rôle crucial dans la diffusion de cet outil.

Son adoption par les organisations

Au fil des décennies, la matrice RACI est devenue un standard dans de nombreuses industries et organisations à travers le monde. Elle est maintenant couramment utilisée dans des domaines aussi variés que l'informatique, la construction, la fabrication, les soins de santé et les services financiers. La simplicité et l'efficacité de la matrice RACI en font un outil précieux pour clarifier les rôles et améliorer la communication dans les projets.

Depuis son apparition, celle-ci a connu plusieurs variantes, chacune répondant à des besoins spécifiques :

  • RACI-VS : Ajoute les rôles de Verify (Vérifier) et Sign-off (Approuver) ; 

  • RASCI : Introduit le rôle de Support (Soutien), pour ceux qui fournissent un soutien auxiliaire ; 

  • DACI : Focalise sur Driver (Responsable principal), Approver (Approbateur), Contributor (Contributeur), et Informed (Informé).

La matrice RACI a eu un impact significatif sur la gestion de projet et la gestion organisationnelle en général. Elle a aidé à structurer les responsabilités, à améliorer la clarté et la communication, et à assurer que les projets soient menés à bien, de manière efficace et efficiente. En fournissant une structure claire pour la répartition des rôles, elle a également contribué à la réduction des conflits et à l'amélioration de la satisfaction des parties prenantes.

Quels sont les rôles définis par la matrice RACI ?

Chaque personne impliquée dans le projet se voit attribuer un rôle déterminé dans la matrice RACI. Comme un acteur ne peut logiquement pas être à la fois informateur et réalisateur d’une tâche, il est essentiel de bien identifier les rôles et de les distribuer en amont. Pour ce faire, des méthodes telles qu’une cartographie des parties prenantes, ou stakeholders mapping, peut vous aider.

 

Responsible - Les réalisateurs d’une tâche

De l’anglais Responsible, le Responsable (ou réalisateur) est chargé d’effectuer une tâche ou une activité telle que définie dans la matrice RACI. S’agissant de l’exécution, il est impératif qu’au moins un acteur soit assigné à ce rôle, sans quoi le travail ne serait effectué par personne.

Accountable - Les garants du projet

L’Approbateur supervise un ou plusieurs responsables dans la réalisation des tâches qui leur sont confiées. Assigné à une position de management, c’est lui qui devra rendre des comptes au chef de projet si les délais d’exécution ne sont pas tenus.

Ces deux termes sont parfois inversés, en raison de l’ambiguïté du terme “responsable” en français. Dans le cas où le “Responsable” (R) prend la responsabilité, le A de l’acronyme désigne alors les “Acteurs”, chargés de réaliser une tâche. Nous utilisons ici la version telle que développée en anglais.

Consulted - L’avis des conseillers

Expertes dans un domaine précis, les personnes consultées doivent être sollicitées avant de prendre une décision importante liée à la tâche qui les concerne. En lien direct avec les responsables, les consultants peuvent également orienter ou épauler ces derniers dans la phase de réalisation : il s’agit donc d’une communication à double-sens.

Informed - Le suivi du projet par les informés

Contrairement au rôle Consulted, un informé est seulement mis au courant de la réalisation d’une tâche et n’est pas tenu de participer directement. Cette information reste essentielle, car, en prenant connaissance de l’avancement du projet, cette personne pourra agir sur les tâches qui la concernent, et pour lesquelles un autre rôle lui a été attribué.

Intégration visuelle du rôle Informed avec Elemate

Elemate dynamise le rôle Informed dans la gestion des processus métiers en intégrant des visualisations claires, telles que des diagrammes de flux. L’envoi de messages ou la transmission d’informations à des parties tierces sont signalés grâce à des flèches aux couleurs et aux symboles spécifiques, vous permettant de repérer en un coup d'œil qui doit être informé, et comment les données circulent dans votre organisation.

En facilitant la reconnaissance rapide des voies de communication, Elemate optimise votre gestion de projets et consolide l’engagement de vos équipes. Grâce à une transparence renforcée et des délais minimisés, cette stratégie assure en effet que les informations essentielles parviennent efficacement aux personnes concernées.

Application pratique de la matrice RACI

Le potentiel de l’outil illustré par un cas d’usage

Une entreprise fictive, TechNova, planifie sa restructuration, dans le but d’améliorer son efficacité opérationnelle. Elle opère dans le secteur technologique et souhaite réorganiser les départements de recherche et développement (R&D), de marketing, et de support client pour mieux répondre aux nouvelles exigences du marché, tout en améliorant la collaboration interne.

 

Contexte général et mise en situation

TechNova a décidé de lancer trois projets majeurs dans le cadre de sa restructuration :

  1. Le développement d'un nouveau produit (Projet A)

  2. La refonte de la stratégie marketing (Projet B)

  3. L’amélioration du système de support client (Projet C)

Pour gérer efficacement ces projets, TechNova utilise une matrice RACI afin de définir clairement les responsabilités et les rôles de chaque membre de l'équipe impliquée.

Structure de la matrice RACI pour TechNova

Voici un exemple détaillé de la matrice RACI pour le projet A (Développement d'un nouveau produit) :

Activités/Tâches Chef de projet Equipe R&D Directeur Technique (DT) Equipe marketing Equipe Support
Définition des spécifications R A C
Conception initiale C R A
Validation technique R A C
Prototype C R A
Tests internes R C A
Plan de lancement R C A
Formation produit C R
  • Responsible (R) : personne chargée d’exécuter la tâche ;

  • Accountable (A) : superviseur de la tâche qui valide le travail complet ;

  • Consulted (C) : personne dont l’avis est requis ;

  • Informed (I) : personne devant être tenue de l’achèvement d’une tâche.

Explication des tâches et des activités de la matrice RACI

  1. Définition des spécifications : L'équipe R&D est accountable pour la création des spécifications du produit, s’appuyant sur les directives du marché. Le chef de projet est responsible de coordonner cette activité, tandis que le directeur technique est consulted pour son expertise technique.

  2. Conception initiale : L'Équipe R&D est responsible de la conception, avec le directeur technique comme accountable pour garantir que la conception respecte les normes techniques. Le chef de projet est consulted pour s'assurer que le projet reste aligné avec les objectifs globaux.

  3. Validation technique : La responsabilité de la validation technique revient à l'équipe R&D, avec le directeur technique désigné comme accountable pour l'approbation finale. L'équipe support est consulted pour anticiper comment les modifications affecteront le support client.

  4. Prototype : Similaire à la conception, mais avec un accent sur la réalisation d'un prototype fonctionnel.

  5. Tests internes : L'équipe R&D effectue les tests, tandis que l'équipe support, en tant qu'accountable, valide que le produit fonctionne dans les conditions réelles d'usage client.

  6. Plan de lancement : Le chef de projet est responsible de la coordination du plan de lancement, l'équipe marketing est désignée comme accountable pour l'exécution, et le directeur technique est consulted pour s'assurer que les aspects techniques sont pris en compte.

  7. Formation produit : L'équipe support est responsible de la formation sur le nouveau produit, tandis que l'équipe R&D est consulted pour fournir les détails techniques nécessaires.

En conclusion, cette matrice RACI aide l’entreprise TechNova à clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, minimise les confusions, et permet d’accorder les différents départements vers les objectifs communs, fixés lors de la décision de restructuration.

Télécharger un modèle de matrice RACI Vierge

Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

Exemple : Matrice-RACI.xlsx

La matrice RACI combinée à d’autres outils de gestion de projet

Combiner la matrice RACI avec les méthodes Agile et Scrum

Comme son nom le laisse penser, la méthode Agile encourage la souplesse dans l’organisation en développant la polyvalence et la communication des acteurs impliqués. Cette philosophie de gestion de projets met l’accent sur la collaboration directe.

Pour combiner l’emploi de la méthode Agile avec une matrice RACI, il est indispensable d’assigner le même rôle à plus d’une personne sur une tâche donnée : cette responsabilité partagée favorisera la communication.

De la même façon, le framework Scrum basé sur la méthode Agile aide les membres d’une équipe à structurer le travail sur des temps courts appelés “sprints”, planifiés en amont. Dans ce contexte, la matrice RACI peut être un outil efficace pour la gestion de ces cycles de développement. En effet, le modèle Scrum applique également des rôles clairs et définis aux membres de l’équipe, permettant aux deux méthodes de se combiner.

 

Quand favoriser l’utilisation de cet outil plutôt qu’un autre ?

Facile à mettre en place et adaptée à la gestion de tous les types de projet, la matrice RACI s’avère être un outil efficace. Les rôles étant clairement définis, aucune zone d’ombre sur les responsabilités ne peut exister en cas d’arbitrage, car chaque tâche a été attribuée en amont du travail à effectuer.

Ce tableau permet aussi d’éviter les redondances, tous les acteurs sachant précisément qui se charge de quoi. C’est donc une méthode précieuse pour le management, utilisable en toute circonstance puisque adaptable. Des variantes y ajoutent en effet des rôles :

  • Vérificateur de conformité aux spécifications techniques ou au processus qualité ;

  • Signataire, c’est-à-dire la validation venant d’une autorité suppléant l’Approbateur ;

  • Support, venant en soutien au réalisateur d’une tâche. Ce rôle se combine alors efficacement lorsque votre organisation est en méthode Agile.

Contrairement à d’autres outils de gestion, la répartition des actions de chacun reste ainsi définie de manière précise. À titre d’exemple, le modèle Kanban se fonde sur une réévaluation des tâches en cours de projet, selon les disponibilités de chaque équipe ou personne assignée. Un double risque existe alors : le nombre d’activités à réaliser peut saturer la vision de l’organisation du projet, et la dilution de la responsabilité est probable. Cela est particulièrement vrai pour les projets complexes.

L’intégration de la matrice RACI dans la gestion des processus métiers

Traditionnellement utilisée pour clarifier les rôles et responsabilités dans les projets, la matrice RACI trouve également une application précieuse dans la gestion des processus métiers.

Pour chacune des étapes d’un processus métier, il est possible de clairement identifier qui est responsable (R), qui doit être consulté (C), qui est informé (I), et qui est le garant (A) grâce à l’extension de la matrice RACI à ce domaine

Application pratique de la matrice RACI dans les processus métiers

L’utilisation de la matrice RACI dans le contexte des processus métiers vous aide à formaliser les rôles pour les opérations quotidiennes et à renforcer l’alignement des équipes avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Par exemple, dans un processus de développement de produit, la matrice peut spécifier :

  • qui dans l'équipe R&D est responsable de la conception initiale ;

  • qui dans l'équipe marketing doit approuver le concept ;

  • qui doit être consulté pour l'expertise technique ;

  • et qui doit être tenu informé de l'avancement du projet.

Cette méthode facilite ainsi la collaboration interdépartementale et assure que toutes les parties prenantes comprennent les attendus et s’impliquent de manière appropriée à chaque étape.

RACI complet ou RA simplifié : une approche adaptative

Une réflexion importante préalable à l'adoption de la matrice RACI dans les processus métiers est le niveau de détails à inclure. Alors qu’un tableau des responsabilités classiques offre une vue détaillée de toutes les interactions (R, A, C, I), voire en rajoute certaines selon les besoins (tel que le rôle de Support, par exemple), des versions allégées existent également.

Il est effectivement possible d’engager une gestion de projet avec une matrice qui se concentre uniquement sur les rôles de responsable (ou réalisateur, noté R), et d’approbateur (A). Ces deux éléments suffisent parfois au management, notamment dans des environnements dynamiques où la flexibilité est primordiale.

Commencer par une matrice RA offre alors deux avantages :

  • La simplicité et la rapidité de la mise en œuvre : un tableau RA est plus rapide à créer et à mettre à jour, ce qui est idéal pour des projets ou des processus en évolution rapide ; 

  • Un focus sur les rôles clés : en se concentrant sur les rôles les plus critiques, une organisation peut s’assurer que les décisions importantes sont prises efficacement, sans se perdre dans la communication de détails moins critiques à ce stade.

Au contraire, si vous optez pour la réalisation d’un tableau RACI classique, les avantages sont alors les suivants :

  • La prévention des ambiguïtés : une matrice RACI détaillée prévient les malentendus potentiels en clarifiant en amont toutes les interactions possibles entre les parties prenantes ;

  • Une meilleure gestion des risques : en identifiant le rôle de chaque personne ou service, y compris les consultants et les informés, l'organisation peut mieux gérer les risques liés aux communications et aux décisions.

Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

L'intégration de la matrice RACI dans la gestion des processus métiers, que ce soit dans sa forme complète ou plus légère, offre un cadre robuste pour définir précisément les rôles et optimiser les opérations. Cette démarche est particulièrement pertinente dans l'utilisation de plateformes comme Elemate, qui soutiennent l'automatisation et la visualisation des processus, facilitant ainsi l'adoption de ces pratiques.

Elemate est un outil parfaitement adapté à cette tâche. Pourquoi ? Parce qu'il guide les utilisateurs dans la collecte d'informations provenant de diverses sources, facilitant ainsi la définition des processus avec, dès le départ, les rôles de Responsable et d'Autorité. Cela se fait en assignant les processus à leurs propriétaires et en les découpant en rôles spécifiques, clarifiant ainsi les responsabilités.

L'interface graphique et visuelle d'Elemate, combinée à l'utilisation de BPMN, permet de représenter clairement les interactions telles que "informer", "envoyer un message" ou "attendre une validation d'expert". Ainsi, la matrice RACI est rapidement déduite, facilement modifiable et, surtout, intégrée de manière cohérente aux processus métier réels.

 

En débutant avec un tableau RA, les entreprises restent agiles et peuvent progressivement évoluer vers un modèle plus détaillé à mesure que le processus et les besoins de l'organisation se stabilisent.

À propos d'Elemate

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