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17 Oct 2024

Optimiser ses processus en entreprise : 7 étapes pour gagner en performance

Posté dans : Méthodologie, Processus |

Imaginez une entreprise qui réussit à réduire ses délais de livraison tout en améliorant la qualité de ses produits. Ou qui parvient à diminuer sa consommation en ressources tout en augmentant sa capacité de production. Ces réussites ne sont pas le fruit du hasard : elles sont le résultat d’une démarche précise d’optimisation des processus. Cette dernière concerne divers aspects. Parmi elles : la performance financière, la gestion des moyens, l’impact environnemental et la sécurité au travail. Optimiser ses process se traduit par des méthodes normées et accessibles à tous les acteurs des flux métier. Quelles sont-elles ? Comment les mettre en application ? Voici les fondements de ce bon réflexe qui pourrait bien révolutionner votre quotidien professionnel.

L’optimisation des processus consiste à améliorer de manière continue un ensemble d’activités au sein d’une entreprise. Elle a plusieurs objectifs :

Amélioration de la qualité ;

Augmentation de la rapidité ;

Performance financière ;

Gestion des ressources ;

Impact environnemental ;

Sécurité des salariés.

Un célèbre exemple en ce sens est celui de Toyota. La société a en effet transformé ses procédures avec la méthode du Lean Manufacturing :

Stratégies de production Juste-à-temps (JAT) ;

Philosophie Kaizen (propositions venant des employés) ;

Organisation de l’espace de travail en 5 S (Sort, Set in order, Shine, Standardize et Sustain).

Enfin, l’optimisation de process s’accompagne presque toujours de la digitalisation des processus, qui facilite en effet le management des entreprises et tend vers plus d’efficacité.

L’approche Six Sigma ou le Total Quality Management (TQM) permettent d’améliorer la qualité en éliminant les défauts et en standardisant les chaînes d’actions. Certains outils mathématiques facilitent la visualisation des étapes critiques.

C’est notamment le cas du diagramme d’Ishikawa. Aussi appelé “diagramme en arêtes de poisson” ou “principe de causes et effets”, cet outil aide les équipes à organiser leurs idées lors d’une séance de brainstorming. Il devient donc plus aisé de cibler les domaines nécessitant des changements.

De son côté, le diagramme de Pareto repose sur la règle du 80/20 : 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. En d’autres termes, un petit nombre de facteurs contribue de manière significative à un contexte donné. Il invite à prendre du recul pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Une fois les solutions identifiées, il est temps de les déployer. L’utilisation de technologies comme le workflow management permet de suivre l’avancement des changements, tout en garantissant que chaque étape est bien exécutée.

Pour garantir l'adhésion des employés, il est essentiel de mettre en place une communication efficace et des formations adaptées. L'utilisation d'outils visuels est particulièrement recommandée pour aider les équipes à se familiariser avec les nouveaux processus.

Opter pour un outil de Business Process Management tel qu'Elemate vous permet de modéliser, cartographier et analyser vos processus métier de manière collaborative. Toutes les informations relatives à ces activités, qu'il s'agisse d'améliorations, de points de friction ou de goulets d'étranglement, sont enregistrées en continu. Ainsi, lorsque vous décidez d'optimiser un processus, vous disposez de tout le contexte nécessaire en temps réel.

Envie de découvrir ce qu'Elemate peut apporter à l'optimisation de vos processus ? C'est par ici !

26 Sep 2024

Architecture d’entreprise : avantages et applications

Posté dans : Cartographie, Méthodologie |

L’architecture d’entreprise est le cadre permettant à une structure de s’organiser afin de pouvoir remplir les objectifs commerciaux qu’elle s’est fixés. L’articulation entre les différents services, les technologies et méthodologies utilisées, les processus métier, la circulation des données et tous les principes directeurs sont répertoriés puis comparés à un modèle idéal.

Une stratégie est ensuite déterminée, prenant la forme d’une feuille de route. Chacune des étapes mise en place vise à se rapprocher des objectifs fixés. Ces étapes s’étalent sur plusieurs années : il ne s’agit donc pas d’une vision à court terme.

Quatre grands domaines liés à l’architecture d’entreprise peuvent être différenciés :

L’architecture métier, qui s’intéresse aux processus propres à votre cœur d’activité. Il s’agira ici de simplifier ou d’automatiser les pratiques ;
L’architecture technique, qui désigne plus précisément toute l’infrastructure de votre entreprise propre aux outils numériques. Il s’agit des serveurs, ordinateurs, dispositifs d’accès au réseau, outils et logiciels utilisés par vos collaborateurs, etc. ;
L’architecture des systèmes d’information, c’est-à-dire la façon dont les données circulent au sein de l’organisation et comment les acteurs impliqués dans les mêmes projets communiquent entre eux ;
L’architecture des applications, soit les différents logiciels utilisés au sein de l’entreprise. Est particulièrement étudiée ici la façon dont ces applications se conjuguent avec les processus métier (font-elles gagner du temps, ou au contraire en perdre ?).

Puisque la mise en place du cadre dégagé par l’architecte d’entreprise s’étend sur plusieurs années, le plan doit anticiper et tenir compte des nouveaux usages, notamment dans le domaine numérique. Les réseaux sociaux (pour l’aspect communication et marketing), la gestion du cloud, ou encore l’externalisation des services (tels que les services d’impression, par exemple) doivent ainsi être inclus dans la stratégie de l’entreprise.

Une architecture d’entreprise bien réalisée comporte de multiples avantages. En plus de standardiser les pratiques et les processus, de maîtriser les coûts, d’obtenir une vision d’ensemble et d’aligner votre stratégie à vos objectifs, l’adoption d’un tel cadre facilite l’agilité. Votre organisation est alors plus à même de se restructurer pour s’adapter à un nouveau contexte.

Pour mettre en place cette transformation de manière efficace, il vous faudra au préalable choisir le cadre de référence adapté à votre entreprise. La finalité et les avantages proposés sont les mêmes : seule la méthodologie diffère.

Il existe une multitude de cadres, mais nous ne citons ici que les principaux.

Contrairement à d’autres formats, le standard TOGAF n’est pas un modèle prescriptif : il ne fournit pas de modèle ou de “fiche technique” à remplir. Au contraire, il vous guide dans l’élaboration du cadre et dans la réalisation de l’état des lieux de votre entreprise.

Après une brève étape introductive visant à constituer une équipe de travail et de déterminer les grands principes directeurs, huit éléments constitutifs, notés de A à H sont proposés. Schématisés sous forme de roue, ils s’articulent tous autour de la gestion des exigences, placée au centre.

Le FEAF est à l’origine un modèle d’organisation pour les agences fédérales du gouvernement des États-Unis d’Amérique. En raison de son efficacité, ce cadre initial a vite été dépassé pour être repris par les entreprises privées.

Une entreprise dont l’architecture est bâtie autour des principes du FEAF bénéficie d’une agilité et d’une souplesse opérationnelle permettant de s’adapter efficacement aux changements (normes environnementales, législation, etc.). Les informations circulent par ailleurs suivant un principe d’interopérabilité, facilitant ainsi la circulation des données et informations entre les différents services de votre entreprise.

Contrairement au TOGAF qui est davantage une approche sur le fond, le cadre Zachman propose un point d’entrée concret grâce à ses schémas et autres éléments visuels. Initialement conçu pour l’architecture de l’information par le consultant John Zachman, ce dernier a souhaité que son modèle puisse être adapté à des domaines plus larges.

Il propose ainsi six domaines descriptifs (fonction, données, réseau, temps, personnes, et motivations) auxquels peuvent être associées six perspectives (pourquoi, comment, quoi, qui, où, quand), pour un total de trente-six catégories. Ainsi déclinées, ces catégories peuvent alors décrire précisément n’importe quelle organisation, aussi complexe soit-elle.

La meilleure façon de concevoir une architecture d’entreprise efficace est de faire appel aux services d’un architecte d’entreprise. Son rôle est de cartographier les processus métier ainsi que de cataloguer les ressources informatiques afin d’obtenir une vision globale de l’existant. Il s’assure également que l’organisation utilise les outils adaptés à la stratégie et aux objectifs fixés.

En fonction de la taille de l’organisation, des délais dont elle dispose et des objectifs à atteindre, l’architecte d’entreprise peut être un collaborateur ou un prestataire externe. Dans les deux cas, il est important que les outils utilisés soient pérennes : l’architecture d’entreprise étant un cadre à suivre sur plusieurs années, le suivi de l’évolution des pratiques s’impose.

Elemate centralise les processus métier et leurs composants selon plusieurs niveaux de lecture, en fonction des besoins. Grâce à cette vision globale des activités du quotidien partagée entre tous les services, ainsi que du rôle et des responsabilités de chacun, il devient facile de déterminer des objectifs adaptés et de trouver des solutions pour soutenir la transformation de votre entreprise.

19 Sep 2024

La réalisation d’un diagramme fonctionnel

Posté dans : Diagramme, Méthodologie |

Le diagramme fonctionnel (également désigné comme bloc fonctionnel ou schéma fonctionnel) vous permet de visualiser efficacement la logique interne d’un produit ou la structure d’un système informatique tel qu’un logiciel. L’objet d’étude est ainsi décomposé en éléments fonctionnels et leurs connexions sont explicitées grâce à l’utilisation de symboles standardisés.

Des objets du quotidien les plus simples aux projets les plus complexes, tout projet peut bénéficier d’un diagramme fonctionnel afin de mieux comprendre les relations entre les éléments qui le composent et les points de vigilance.

Le diagramme fonctionnel permet de représenter les connexions internes du produit, afin de faciliter la réflexion et l’innovation, au-delà des seules équipes techniques. Ces logigrammes étant polyvalents, vous pouvez également les utiliser pour améliorer un processus en vigueur dans votre entreprise (comme la gestion des stocks à l’entrepôt, par exemple).

Dans cet article, découvrez comment réaliser des diagrammes fonctionnels pertinents afin d’obtenir une vue globale sur un système ou un processus.

Le diagramme fonctionnel est une représentation graphique du fonctionnement d’un produit donné. Il vise à décrire comment chaque composant de ce produit se connecte et interagit avec les autres. Les entrées et sorties sont renseignées, tout comme les principales fonctions et les interactions entre elles (les flux).

À titre d’exemple, une brosse à dents électrique est dotée d’une batterie devant être isolée de l’eau, et doit permettre de remplacer la tête de brosse. Ces composants et ces fonctionnalités seront matérialisées dans le diagramme fonctionnel.

L’ensemble est matérialisé sous la forme d’un schéma normé et accessible.

Ainsi, même un public ne maîtrisant pas le langage technique peut s’impliquer dans l’analyse du produit ou du processus étudié, afin d’en identifier les faiblesses ou de proposer de nouvelles idées. En effet, les blocs figurant sur le schéma n’intègrent pas de détails “métiers”.

Bien que la méthodologie du diagramme fonctionnel reste toujours la même, sa représentation graphique est susceptible de s’adapter selon les cas. Un modèle matériel sera ainsi schématisé de manière épurée, suivant un sens de lecture allant des fonctions techniques vers les solutions technologiques. Pour l’analyse d’un processus en revanche, le logigramme aura un aspect plus libre, reflétant la réalité de l’organisation de votre entreprise.

L’emploi d’un diagramme fonctionnel diffère donc d’une matrice RACI, par exemple, où la méthodologie employée admet peu de variantes car suivant un code précis.

Une plus grande souplesse dans la représentation finale des diagrammes fonctionnels ne signifie pas qu’ils ne répondent pas à une méthodologie bien définie. Que vous souhaitiez mener la planification matérielle d’un produit, développer un logiciel ou analyser un processus métier en vue de l’améliorer, vous devez suivre les étapes suivantes :

Sélectionnez le système à représenter et sa portée. Si votre objet d’étude n’est pas clairement défini, vous risquez d’avoir du mal à construire votre diagramme fonctionnel, car vous vous focaliserez sur une partie isolée d’un processus, ou en détaillerez deux au lieu d’un ;
Listez tous les composants, tâches ou actions nécessaires au produit ou au système que vous souhaitez analyser, en commençant par les principales. Une fois la vision d’ensemble obtenue, décomposez vos données en étapes plus petites si nécessaires ;
Organisez ces composants en blocs, suivant le point de vue qu’il est pertinent d’adopter. Cela dépend du destinataire final du diagramme fonctionnel : un élément peut être représenté en un bloc ou au contraire nécessiter un schéma à lui seul. Le diagramme est-il pour une équipe d’ingénieurs chargés d’élaborer une pièce technique, ou pour une équipe devant la réceptionner à l’entrepôt ?
Associez chaque bloc à une étiquette (et un court texte explicatif au besoin). Veillez à ne pas oublier les éléments qui s’articulent autour du projet et qui doivent également être matérialisés par des blocs, tels que le client final. Clarifiez ensuite quelles sont les actions qui relient chaque élément entre eux à l’aide de flèches. Des verbes d’action sont utilisés pour expliciter ce lien ;
Faites relire votre diagramme fonctionnel par chaque équipe impliquée dans le projet afin de vous assurer de n’avoir rien manqué. Tenez ensuite le schéma à jour, en le faisant évoluer avec l’expérience ou en le rectifiant si nécessaire.

Grâce au schéma fonctionnel ainsi créé, vous pouvez visualiser de manière claire l’ensemble des fonctions nécessaires à un projet ou à un processus. La vue d’ensemble, en blocs, permet à chaque équipe impliquée de communiquer sur les points la concernant, tout en faisant abstraction de la dimension technique.

Le diagramme fonctionnel est donc un point de départ idéal pour ouvrir des réflexions plus concrètes, sur la durée des différentes étapes, leur coût, la gestion des entrées et des sorties, ou encore l’optimisation des flux d’informations, par exemple. Il est donc particulièrement efficace en amont.

Un tel schéma peut en effet être utilisé lors de la phase préparatoire d’un projet, car la vision globale facilite la prise de décision (quelles étapes doivent être gérées par l’entreprise et lesquelles peuvent être sous-traitées, par exemple). En revanche, pour l’analyse d’un système ou d’un processus davantage orientée vers l’évaluation, le diagramme de flux sera plus adapté, car y figurent les instances de validation ainsi qu’une dimension temporelle.

Il existe de nombreux outils en ligne gratuits pour créer des diagrammes fonctionnels, mais le résultat figure alors sur une page isolée. Chaque schéma est donc indépendant, ce qui peut vite devenir complexe à gérer si votre structure y a beaucoup recours.

La solution Elemate centralise tous les processus de votre organisation. Grâce à une représentation suivant la norme de référence BPMN, la modélisation de vos systèmes n’a jamais été aussi simple. Les rôles et responsabilités de chaque acteur sont clairement explicités, facilitant le processus décisionnel.

Les blocs créés dans vos diagrammes fonctionnels sont connectés et renvoient automatiquement vers les outils ou les personnes ressources tels que définis en amont. Enfin, vous ne partez pas de zéro pour créer votre premier schéma : utilisez un modèle fourni et éditez-le simplement pour commencer au plus vite.

18 Juil 2024

Diagrammes UML : créer, comprendre et utiliser les différents modèles UML

Posté dans : Méthodologie |

Le Standish Group Chaos Report, une étude majeure sur la gestion de projets informatiques, révèle que plus de 80 % des projets informatiques échouent ou ne répondent pas pleinement aux attentes. Ce constat souligne l'importance de la communication et de la compréhension des systèmes complexes.

Cela met en lumière l'importance de l'UML dans la simplification des processus de développement logiciel et la facilitation de la collaboration entre les différentes parties prenantes. Dans cet article, nous explorerons les différents types de diagrammes UML et nous verrons comment ces derniers peuvent être utilisés pour optimiser la gestion des projets informatiques.

UML est l’acronyme d’Unified Modeling Language, ou langage de modélisation unifié en français. Les diagrammes UML permettent de mieux appréhender un système ou un logiciel complexe grâce à une représentation visuelle de l’architecture du code et des relations entre les différents composants.

Par exemple, l’articulation entre l’authentification d’un client sur un site de commerce, sa recherche d’articles, l’ajout de ces derniers dans le panier et la gestion du paiement peut être schématisée grâce à un diagramme UML.

Les parties prenantes d’un projet logiciel qui ne sont pas impliquées dans sa dimension technique peuvent ainsi facilement comprendre la logique interne du programme, sans aborder les milliers de lignes de code qui le composent.

Les diagrammes UML simplifient donc considérablement le processus d’analyse, transformant un langage informatique en types de pictogrammes standardisés.

Le système de classification UML est normalisé en 1997 par l’Object Management Group, un consortium international dont l’objectif est de promouvoir la programmation orientée objet. Apparu dans les années 1980, ce paradigme de développement logiciel n’a cessé d’évoluer et compte parmi les techniques de programmation les plus utilisées de nos jours.

L’Object Management Group a maintenu à jour le système UML pour refléter ces changements. D’abord au nombre de vingt-cinq, les diagrammes proposés ont été réorganisés lors de la dernière version d’UML publiée en 2017.

Treize types de diagrammes sont désormais proposés : six structurels et sept comportementaux (dont quatre dits “d’interaction”).

Les diagrammes structurels (ou diagrammes de structure) regroupent six types de représentation, dont les principaux sont les classes, objets, composants et déploiement. Existent également des diagrammes de paquetages et structure composite, moins usités.

Comme son nom l’indique, ce type de diagramme permet de représenter les liens et l’articulation entre différents composants d’un système, selon des points de vue multiples. Ainsi, puisqu’un programme s’appuie sur des nœuds matériels (serveurs, baies, routeurs, ordinateurs, téléphones portables, etc.) pour être opérationnel, il est possible de représenter l’ensemble du système à l’aide d’un diagramme de déploiement.

Bien sûr, cette représentation n’est pas seulement matérielle et c’est le diagramme de classes qui est le plus usité des diagrammes UML, puisqu’il assure un rôle primordial. En effet, il établit la structure statique du système en termes de classes, d’attributs (propriétés) et d’opérations (méthodes ou fonctions). Notions essentielles de la programmation orientée objet, ces éléments s’articulent selon une logique et une hiérarchie précises que le diagramme de classes permet de représenter pour une compréhension plus accessible.

Alors que les diagrammes de structure se focalisent sur la conception statique d’un modèle, les diagrammes de comportement visent à expliciter les interactions entre les objets du système.

Au nombre de sept, figurent parmi ces diagrammes les représentations de cas d’utilisation, d’activité, et d’état. Les quatre types de diagrammes restants se regroupent dans une sous-catégorie se focalisant sur l’interaction. Il s’agit des représentations de séquence, de temps, de communication, et de visualisation des interactions.

Concrètement, l’objectif des diagrammes de comportement est d’anticiper les actions d’un utilisateur et de les cartographier afin de répertorier toutes les éventualités possibles.

La multiplicité des diagrammes peut être intimidante, mais il n’est pas nécessaire de produire tous les types de représentation. L’important est de choisir le bon diagramme en fonction de l’avancée de votre projet.

Après une phase de brainstorming et pour lister les spécifications d’un système, sélectionnez les diagrammes de cas d’utilisation ou de séquence. À une étape plus avancée telle que la détermination des rôles précis, sélectionnez plutôt le diagramme d’activités, qui s’apparente davantage à une cartographie des processus métiers. Les diagrammes de structure sont quant à eux utiles une fois la phase de production démarrée.

Dans tous les cas, gardez à l’esprit les raisons pour lesquelles vous utilisez un diagramme UML : la modélisation et la représentation des différentes étapes doit servir à la communication et à l’intercompréhension de vos équipes.

Se lancer dans la création d’un diagramme UML semble parfois délicat lorsque la tâche est inhabituelle : par où commencer ? Que signifient les symboles ? Comment exprimer tel type d’association entre deux éléments ?

Pour cette raison, il est conseillé de partir d’un modèle préexistant pour vous familiariser avec les outils et mieux symboliser les relations au sein de votre projet ou structure. Elemate peut notamment vous assister dans cette conception grâce à son interface claire et intuitive.

Modélisation des données : Les classes principales comprennent Produit, Commande, Client, et Gestionnaire.

Produit a des attributs comme idProduit, nom, description, et prix.
Commande inclut idCommande, dateCommande, Client, et une liste de Produits.
Client contient des informations telles que idClient, nom, adresse, et historiqueCommande.
Gestionnaire gère les ajouts et les modifications des produits.

Associations : Les relations entre classes sont clairement définies, telles que les commandes associées à des clients et des produits.

L'utilisation des diagrammes UML par ACME Web Design a permis de créer un cadre clair et structuré pour le développement du site Délices Locaux. Les développeurs ont bénéficié d'une compréhension précise des fonctionnalités à implémenter et de leur interaction, ce qui a réduit les ambiguïtés et les erreurs potentielles.

De plus, la documentation UML a servi de référence tout au long du projet pour toutes les parties prenantes, facilitant la communication et l'ajustement des exigences en fonction des retours du client.

Cette étude de cas illustre comment les diagrammes UML peuvent être efficacement utilisés pour la conception et la réalisation de projets de développement web, garantissant ainsi que les exigences du client sont méticuleusement respectées et que le produit final est bien aligné avec les objectifs initiaux.

Solution	Popularité	Simplicité	Communauté/Documentation	Type d'activité
UML	Très élevée : l'une des méthodologies de modélisation les plus universellement reconnues et utilisées.	Moyenne : peut-être complexe en raison de sa vaste gamme de diagrammes et de son application large.	Très élevée	Modélisation de logiciels, analyse et conception de systèmes informatiques de toute nature.
SysML	Moyenne : moins connue que l'UML, mais populaire dans les disciplines d'ingénierie des systèmes.	Faible : moins accessible pour les non-ingénieurs en raison de son focus technique sur les systèmes complexes.	Élevée	Utilisé pour la modélisation de systèmes complexes intégrant des interactions hardware et software, souvent en ingénierie des systèmes.
BPMN	Élevée : très populaire dans le monde des affaires et parmi les analystes de processus métier.	Moyenne : relativement facile à apprendre pour les professionnels du business, mais peut devenir complexe avec des modélisations avancées.	Élevée	Spécifiquement conçu pour la modélisation des processus métier, utile dans le domaine de la gestion des processus métier (BPM).
ERD	Élevée : très utilisée en base de données et par les architectes de données.	Moyenne : assez simple pour ceux qui sont familiers avec les concepts de base de données, mais peut nécessiter une compréhension technique pour des modèles plus complexes.	Élevée	Utilisé principalement pour la conception et la modélisation de bases de données relationnelles.

11 Juil 2024

Value Stream Mapping : maîtriser l’art de l’optimisation des processus

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La Value Stream Mapping (VSM), ou cartographie de la chaîne de valeur, est une méthodologie qui permet aux entreprises de tous secteurs et de toutes tailles d'optimiser leurs processus et d'améliorer leur performance globale. En visualisant l'ensemble du flux de production, de la matière première au produit fini, la VSM met en lumière les étapes critiques, les goulots d'étranglement et les sources de gaspillage de vos processus.

Que vous soyez une start-up cherchant à rationaliser ses opérations ou une grande entreprise souhaitant améliorer sa performance globale, la VSM peut vous aider à atteindre vos objectifs. En identifiant et en éliminant les activités qui n'apportent pas de valeur ajoutée, vous pouvez réduire les coûts, améliorer la qualité, raccourcir les délais et augmenter la satisfaction client.

La cartographie de la chaîne de valeur, ou Value Stream Mapping (VSM) est un outil facilitant l’identification et l’analyse de toutes les étapes de la vie d’un produit ou d’un service, allant de sa conception initiale jusqu’à sa livraison au client final. Grâce à une vue d’ensemble codifiée à l’aide de symboles et de repères visuels, les flux de matériaux, de marchandises et d’informations sont clairement identifiables.

La VSM permet ainsi d’identifier les étapes ne produisant pas de valeur ajoutée dans le processus analysé : l’entreprise peut alors les éliminer afin de gagner en efficacité.

Optimiser les processus appliqués au sein d’une entreprise est souvent une tâche complexe, en raison des nombreux intermédiaires impliqués et des étapes qui le composent.

La Value Stream Mapping est un outil qui peut vous aider dans cette démarche, apportant de nombreux bénéfices. La VSM permet en effet de :

Visualiser les échanges d’informations entre tous les acteurs (services internes, fournisseurs, client final, sous-traitants, etc.) ;
Identifier les étapes du processus qui ne produisent pas de valeur ajoutée : temps d’attente pouvant être réduits, protocoles et étapes inutiles, ou encore mauvaise gestion des stocks, par exemple ;

Quantifier la performance du processus à l’aide de différents indicateurs, tels que les coûts et délais de production, la satisfaction client, et la qualité du travail fourni.

La première étape pour mettre en place une cartographie de la chaîne de valeur dans votre entreprise est d’identifier le processus que vous désirez optimiser. De préférence, optez pour un processus qui comporte un défaut identifié : qualité du produit insuffisante ou mauvaise satisfaction du client, par exemple.

Vient ensuite la collecte des données pour alimenter la VSM. L’ensemble du processus doit être passé au crible en incluant toutes les parties prenantes, ainsi que les exigences et les besoins du client.

Il devient alors possible de créer la cartographie des flux. Des symboles standardisés permettent de visualiser rapidement l’information et d’identifier les gaspillages générés tout au long du processus. Temps d’attente, mauvaise répartition du travail, stocks superflus, ou encore tâches redondantes peuvent ainsi être éliminés.

La démarche proposée par la Value Stream Mapping se fonde sur une observation et une connaissance du terrain. C’est en maîtrisant les différents processus métiers existant au sein de votre organisation que vous rendrez possible leur analyse.

Pour procéder à celle-ci, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de cartographie : chaque carte documente une des étapes de la chaîne de production. La représentation visuelle proposée par la VSM s’intègre alors efficacement dans l’optimisation de votre stratégie d’entreprise.

La direction décide d’implémenter la VSM pour identifier et éliminer ces dysfonctionnements. Cinq grandes étapes sont identifiables.

Phase 1 : Préparation et cartographie initiale.

Les informations préliminaires sont notées sur la cartographie : nom des principaux clients pour le produit, délais de production estimés et souhaités, quantité à produire, etc. En parallèle, les fournisseurs impliqués dans la production des ampoules sont également listés dans le détail.

Phase 2 : Description des étapes du processus de production.

Chaque étape du processus est consignée. Le nombre de collaborateurs impliqués, les temps de production et d’attente, les ressources utilisées, ou encore le transport d’un site à un autre dans l’usine sont précisément décortiqués.

Phase 3 : Explicitation des liens entre les étapes.

Entre chaque étape doivent être notés les stocks produits et la quantité de pièces en attente. Par exemple, les culots d’ampoule produits par ACME Lighting sont à flux tendus, cela est donc précisé schématiquement sur la cartographie, à l’aide d’un symbole standardisé.

Phase 4 : L’ajout des flux externes.

Tout ce qu’ACME Lighting ne produit pas est ajouté à cette étape. En l'occurrence, le filament de l’ampoule est externalisé par une entreprise tierce. La fréquence de livraison des stocks de filaments et le mode de transport sont consignés.

Phase 5 : L’ajout des flux d’informations et de matière.

Les liens entre les différents interlocuteurs sont explicités : quand intervient l’entreprise pour donner l’ordre de production des culots ? À quelle fréquence s’effectue la commande des filaments ? Combien de temps les ampoules produites sont-elles stockées avant l’expédition au client ?

Elemate accompagne l’entreprise dans ce suivi : le logiciel permet de documenter l’état des lieux actuel et de centraliser les changements préconisés par l’équipe, tout en impliquant les différentes parties prenantes. Celles-ci peuvent également contribuer à l’élaboration de la cartographie exhaustive des processus pour une meilleure connaissance du terrain, une vision plus globale et contextualisée et une amélioration continue.

Après la mise en œuvre de la VSM, ACME Lighting peut identifier que les retards de production sont dus à des pertes imputables au fournisseur de filaments. Arrivant par voie aérienne, ils supportent mal le voyage et beaucoup sont hors d’usage. Les ampoules ne passent donc pas le contrôle qualité et doivent être produites de nouveau. Les culots étant fabriqués à flux tendu pour neutraliser le besoin en stockage, leur production doit être relancée pour couvrir les pertes.

La cartographie réalisée lors de la VSM permet de mettre en lumière les problèmes de communication entre les différents ateliers d’ACME Lighting et le fournisseur. Cette méthode permet alors de transformer les opérations de production en identifiant tout processus inefficace et en les optimisant. La VSM est aussi un levier pour augmenter la compétitivité et améliorer la satisfaction client.

Afin d’améliorer l’efficacité de la Value Stream Mapping dans votre entreprise, il est important d’adopter certaines bonnes pratiques :

En centralisant les informations de manière normée à l’aide d’un outil adapté, vous formalisez les données propres à vos services. En plus d’être bien documentés, les processus seront également tenus à jour ;
Cette centralisation permet également de faciliter l’amélioration continue, en évitant de repartir à zéro dès qu’un problème à analyser apparaît sur la chaîne de valeur. La VSM est un outil dynamique, qui doit évoluer en même temps que les besoins et les procédures de vos équipes ;
Des zones d’ombres dans certains processus ou une absence de documentation sont des freins à une analyse objective et à une démarche qualité. Privilégiez la transparence pour l’ensemble des processus métiers de votre organisation.

Pour être efficace, la VSM doit être alimentée par des données précises concernant l’ensemble du processus. Chacune des étapes qui le composent doit indiquer un temps de cycle, ainsi que le temps d’attente avant la suite de la production.

Au-delà des données temporelles, une VSM complète intègre également :

Le nombre de parties prenantes impliquées dans le processus (chaque fournisseur, opérateur, équipe de travail doit être documenté, du début de la chaîne jusqu’au client) ;
La capacité opérationnelle du processus (combien de pièces peuvent être produites) ;
Le pourcentage de défauts tolérés ;
Le temps requis pour l’ensemble du processus ;
La demande précise du client.

Elemate centralise vos processus métiers et fournit une documentation précise sur tous les protocoles de votre organisation. En impliquant tous les acteurs concernés dans une dynamique d’amélioration constante, vos savoir-faire sont maintenus à jour. La cartographie proposée par le logiciel fournit alors une base solide pour la création d’une VSM accessible par toutes vos équipes.

Cette VSM est également rendue évolutive, puisqu’elle s’appuie sur des processus clairs et exhaustifs : l’identification et l’analyse des tâches à valeur ajoutée s’en trouvent ainsi facilitées.

Également originaire du Japon, la gemba walk est une technique de management additionnelle, permettant d’identifier les problèmes et les sources de gaspillages sur la chaîne de production. L’équipe en charge de sa réalisation se rend là où la valeur est créée pour observer les dysfonctionnements éventuels. Cet outil favorise par ailleurs une meilleure connaissance du terrain et peut rendre la cartographie des processus plus concrète.

La résolution de problèmes A3 est une autre technique collaborative consistant à résoudre un problème en facilitant l’identification des activités à valeur ajoutée et la réforme de celles qui n’en sont pas. En proposant un focus sur une tâche précise, cet outil complète donc efficacement la VSM.

24 Mai 2024

Matrice RACI : identifier, planifier les rôles et responsabilités des parties prenantes

Posté dans : Méthodologie |

Précieux outil de gestion de projet, la matrice RACI facilite l’organisation interne d’une entreprise en clarifiant les rôles et les responsabilités des différents acteurs impliqués. Grâce à cette méthode adaptable, chaque contributeur se voit assigner des tâches et des activités selon le rôle qui lui a été attribué en amont du projet. Au nombre de quatre, ces rôles donnent leur nom à l’acronyme RACI : Responsable, Approbateur, Consulté, et Informé.

Cette répartition essentielle des rôles évite les redondances au sein de chaque équipe, favorise la communication, et augmente l’efficacité. La matrice RACI s’impose donc comme un incontournable du management.

Le concept de la matrice RACI repose sur la création d'un tableau où les tâches et les activités d'un projet sont listées en lignes. Les membres de l'équipe ou les rôles apparaissent eux dans les colonnes. Pour chaque tâche, les rôles des membres de l'équipe sont définis en termes de RACI. Voici comment cela fonctionne :

Liste des activités/tâches : Identifier toutes les tâches ou activités nécessaires pour réaliser le projet ;
Identification des rôles : Déterminer les rôles ou les membres de l'équipe impliqués dans le projet ;
Assignation des responsabilités : Pour chaque tâche, indiquer qui est Responsable (R), qui est Autorité (A), qui doit être Consulté (C), et qui doit être Informé (I).

Avec la complexité croissante des projets et des organisations, il est devenu nécessaire de clarifier non seulement les tâches à réaliser, mais aussi les rôles et responsabilités des membres de l'équipe. Dans les années 1970 et 1980, les matrices de responsabilités ont commencé à apparaître comme un moyen de définir et de communiquer ces rôles.

La version RACI, en particulier, a émergé parce qu’elle répondait à la nécessité de distinguer différentes formes de responsabilités au sein d'un projet. Elle a été popularisée dans les années 1980 et 1990 par des méthodologies de gestion de projet plus formelles et des pratiques de gestion de processus. Des organismes tels que le Project Management Institute (PMI) et des méthodologies comme PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) ont joué un rôle crucial dans la diffusion de cet outil.

Au fil des décennies, la matrice RACI est devenue un standard dans de nombreuses industries et organisations à travers le monde. Elle est maintenant couramment utilisée dans des domaines aussi variés que l'informatique, la construction, la fabrication, les soins de santé et les services financiers. La simplicité et l'efficacité de la matrice RACI en font un outil précieux pour clarifier les rôles et améliorer la communication dans les projets.

Depuis son apparition, celle-ci a connu plusieurs variantes, chacune répondant à des besoins spécifiques :

RACI-VS : Ajoute les rôles de Verify (Vérifier) et Sign-off (Approuver) ;
RASCI : Introduit le rôle de Support (Soutien), pour ceux qui fournissent un soutien auxiliaire ;
DACI : Focalise sur Driver (Responsable principal), Approver (Approbateur), Contributor (Contributeur), et Informed (Informé).

La matrice RACI a eu un impact significatif sur la gestion de projet et la gestion organisationnelle en général. Elle a aidé à structurer les responsabilités, à améliorer la clarté et la communication, et à assurer que les projets soient menés à bien, de manière efficace et efficiente. En fournissant une structure claire pour la répartition des rôles, elle a également contribué à la réduction des conflits et à l'amélioration de la satisfaction des parties prenantes.

L’Approbateur supervise un ou plusieurs responsables dans la réalisation des tâches qui leur sont confiées. Assigné à une position de management, c’est lui qui devra rendre des comptes au chef de projet si les délais d’exécution ne sont pas tenus.

Ces deux termes sont parfois inversés, en raison de l’ambiguïté du terme “responsable” en français. Dans le cas où le “Responsable” (R) prend la responsabilité, le A de l’acronyme désigne alors les “Acteurs”, chargés de réaliser une tâche. Nous utilisons ici la version telle que développée en anglais.

Elemate dynamise le rôle Informed dans la gestion des processus métiers en intégrant des visualisations claires, telles que des diagrammes de flux. L’envoi de messages ou la transmission d’informations à des parties tierces sont signalés grâce à des flèches aux couleurs et aux symboles spécifiques, vous permettant de repérer en un coup d'œil qui doit être informé, et comment les données circulent dans votre organisation.

En facilitant la reconnaissance rapide des voies de communication, Elemate optimise votre gestion de projets et consolide l’engagement de vos équipes. Grâce à une transparence renforcée et des délais minimisés, cette stratégie assure en effet que les informations essentielles parviennent efficacement aux personnes concernées.

Activités/Tâches	Chef de projet	Equipe R&D	Directeur Technique (DT)	Equipe marketing	Equipe Support
Définition des spécifications	R	A	C
Conception initiale	C	R	A
Validation technique		R	A		C
Prototype	C	R	A
Tests internes		R	C		A
Plan de lancement	R		C	A
Formation produit		C			R

Définition des spécifications : L'équipe R&D est accountable pour la création des spécifications du produit, s’appuyant sur les directives du marché. Le chef de projet est responsible de coordonner cette activité, tandis que le directeur technique est consulted pour son expertise technique.
Conception initiale : L'Équipe R&D est responsible de la conception, avec le directeur technique comme accountable pour garantir que la conception respecte les normes techniques. Le chef de projet est consulted pour s'assurer que le projet reste aligné avec les objectifs globaux.
Validation technique : La responsabilité de la validation technique revient à l'équipe R&D, avec le directeur technique désigné comme accountable pour l'approbation finale. L'équipe support est consulted pour anticiper comment les modifications affecteront le support client.
Prototype : Similaire à la conception, mais avec un accent sur la réalisation d'un prototype fonctionnel.
Tests internes : L'équipe R&D effectue les tests, tandis que l'équipe support, en tant qu'accountable, valide que le produit fonctionne dans les conditions réelles d'usage client.
Plan de lancement : Le chef de projet est responsible de la coordination du plan de lancement, l'équipe marketing est désignée comme accountable pour l'exécution, et le directeur technique est consulted pour s'assurer que les aspects techniques sont pris en compte.
Formation produit : L'équipe support est responsible de la formation sur le nouveau produit, tandis que l'équipe R&D est consulted pour fournir les détails techniques nécessaires.

En conclusion, cette matrice RACI aide l’entreprise TechNova à clarifier les rôles et les responsabilités de chacun, minimise les confusions, et permet d’accorder les différents départements vers les objectifs communs, fixés lors de la décision de restructuration.

Comme son nom le laisse penser, la méthode Agile encourage la souplesse dans l’organisation en développant la polyvalence et la communication des acteurs impliqués. Cette philosophie de gestion de projets met l’accent sur la collaboration directe.

Pour combiner l’emploi de la méthode Agile avec une matrice RACI, il est indispensable d’assigner le même rôle à plus d’une personne sur une tâche donnée : cette responsabilité partagée favorisera la communication.

De la même façon, le framework Scrum basé sur la méthode Agile aide les membres d’une équipe à structurer le travail sur des temps courts appelés “sprints”, planifiés en amont. Dans ce contexte, la matrice RACI peut être un outil efficace pour la gestion de ces cycles de développement. En effet, le modèle Scrum applique également des rôles clairs et définis aux membres de l’équipe, permettant aux deux méthodes de se combiner.

Facile à mettre en place et adaptée à la gestion de tous les types de projet, la matrice RACI s’avère être un outil efficace. Les rôles étant clairement définis, aucune zone d’ombre sur les responsabilités ne peut exister en cas d’arbitrage, car chaque tâche a été attribuée en amont du travail à effectuer.

Ce tableau permet aussi d’éviter les redondances, tous les acteurs sachant précisément qui se charge de quoi. C’est donc une méthode précieuse pour le management, utilisable en toute circonstance puisque adaptable. Des variantes y ajoutent en effet des rôles :

Vérificateur de conformité aux spécifications techniques ou au processus qualité ;
Signataire, c’est-à-dire la validation venant d’une autorité suppléant l’Approbateur ;
Support, venant en soutien au réalisateur d’une tâche. Ce rôle se combine alors efficacement lorsque votre organisation est en méthode Agile.

Contrairement à d’autres outils de gestion, la répartition des actions de chacun reste ainsi définie de manière précise. À titre d’exemple, le modèle Kanban se fonde sur une réévaluation des tâches en cours de projet, selon les disponibilités de chaque équipe ou personne assignée. Un double risque existe alors : le nombre d’activités à réaliser peut saturer la vision de l’organisation du projet, et la dilution de la responsabilité est probable. Cela est particulièrement vrai pour les projets complexes.

L’utilisation de la matrice RACI dans le contexte des processus métiers vous aide à formaliser les rôles pour les opérations quotidiennes et à renforcer l’alignement des équipes avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Par exemple, dans un processus de développement de produit, la matrice peut spécifier :

qui dans l'équipe R&D est responsable de la conception initiale ;
qui dans l'équipe marketing doit approuver le concept ;
qui doit être consulté pour l'expertise technique ;
et qui doit être tenu informé de l'avancement du projet.

Cette méthode facilite ainsi la collaboration interdépartementale et assure que toutes les parties prenantes comprennent les attendus et s’impliquent de manière appropriée à chaque étape.

Une réflexion importante préalable à l'adoption de la matrice RACI dans les processus métiers est le niveau de détails à inclure. Alors qu’un tableau des responsabilités classiques offre une vue détaillée de toutes les interactions (R, A, C, I), voire en rajoute certaines selon les besoins (tel que le rôle de Support, par exemple), des versions allégées existent également.

Il est effectivement possible d’engager une gestion de projet avec une matrice qui se concentre uniquement sur les rôles de responsable (ou réalisateur, noté R), et d’approbateur (A). Ces deux éléments suffisent parfois au management, notamment dans des environnements dynamiques où la flexibilité est primordiale.

Commencer par une matrice RA offre alors deux avantages :

La simplicité et la rapidité de la mise en œuvre : un tableau RA est plus rapide à créer et à mettre à jour, ce qui est idéal pour des projets ou des processus en évolution rapide ;
Un focus sur les rôles clés : en se concentrant sur les rôles les plus critiques, une organisation peut s’assurer que les décisions importantes sont prises efficacement, sans se perdre dans la communication de détails moins critiques à ce stade.

Au contraire, si vous optez pour la réalisation d’un tableau RACI classique, les avantages sont alors les suivants :

La prévention des ambiguïtés : une matrice RACI détaillée prévient les malentendus potentiels en clarifiant en amont toutes les interactions possibles entre les parties prenantes ;
Une meilleure gestion des risques : en identifiant le rôle de chaque personne ou service, y compris les consultants et les informés, l'organisation peut mieux gérer les risques liés aux communications et aux décisions.

L'intégration de la matrice RACI dans la gestion des processus métiers, que ce soit dans sa forme complète ou plus légère, offre un cadre robuste pour définir précisément les rôles et optimiser les opérations. Cette démarche est particulièrement pertinente dans l'utilisation de plateformes comme Elemate, qui soutiennent l'automatisation et la visualisation des processus, facilitant ainsi l'adoption de ces pratiques.

Elemate est un outil parfaitement adapté à cette tâche. Pourquoi ? Parce qu'il guide les utilisateurs dans la collecte d'informations provenant de diverses sources, facilitant ainsi la définition des processus avec, dès le départ, les rôles de Responsable et d'Autorité. Cela se fait en assignant les processus à leurs propriétaires et en les découpant en rôles spécifiques, clarifiant ainsi les responsabilités.

L'interface graphique et visuelle d'Elemate, combinée à l'utilisation de BPMN, permet de représenter clairement les interactions telles que "informer", "envoyer un message" ou "attendre une validation d'expert". Ainsi, la matrice RACI est rapidement déduite, facilement modifiable et, surtout, intégrée de manière cohérente aux processus métier réels.

En débutant avec un tableau RA, les entreprises restent agiles et peuvent progressivement évoluer vers un modèle plus détaillé à mesure que le processus et les besoins de l'organisation se stabilisent.

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