“Business Process Management”, ou "Gestion des Processus Métiers" en français désigne une démarche de modélisation des flux d'informations entre les différents participants d'un processus, qu'ils soient humains ou informatiques. Grâce au BPM, une entreprise peut ainsi automatiser ses process et les gérer via une interface digitale afin d'optimiser continuellement ses activités. L'entreprise dispose d'un outil pour faciliter la communication entre les différentes parties prenantes, d'un levier pour gagner en efficacité et d'un tremplin pour sa compétitivité.
Lien entre BPM et processus métier en entreprise
Le BPM est une solution pertinente pour aider les entreprises à accomplir leur transformation numérique tout en implémentant des outils au service des personnes.
Définition du Business Process Management (BPM)
Le Business Management Process est une méthodologie qui consiste à identifier, analyser et gérer les différents processus métiers d'une entreprise ou d'une organisation. Les process sont modélisés puis intégrés dans le système d'information de l'entreprise afin de les automatiser.
Qu'est-ce qu'un processus métier ?
Pour atteindre des objectifs définis, il est nécessaire de réaliser plusieurs activités ou tâches dont l'exécution peut être confiée à des acteurs différents, parfois même externes à l'entreprise. Le séquencement de ces différentes activités forme le processus métier. Une fois ces activités et tâches définies, la représentation du processus métier va donc permettre de mettre en évidence les interactions entre les différentes parties prenantes, correspondant à des flux d'information, et les étapes séquentielles suivies jusqu'à la fin du process.
Dans la conception d'un processus métier, on peut aussi faire apparaître les échanges avec des applications ou services (courriels, édition et envoi de factures, contrôle qualité, etc.) ainsi que les liens éventuels avec d’autres processus métiers.
Pourquoi utiliser le BPM ?
La démarche BPM permet de structurer le fonctionnement d'une entreprise et de rechercher son amélioration. Le BPM apporte une réelle solution, bien plus complète que la mise en oeuvre d'un simple outil. C'est une véritable méthodologie, qui se concrétise certes par l'utilisation d'outils comme des logiciels BPM, mais qui introduit une réflexion sur le management de l'entreprise et sur sa stratégie.
En effet, cette méthodologie est performative pour l'organisation elle-même, mais aussi pour chacun de ses acteurs à titre individuel et se perçoit dans la satisfaction des clients. Le BPM permet une optimisation continue des processus.
Le BPM, un outil de gestion
La démarche BPM est déterminante pour la bonne gestion de l'entreprise, de la création de supports de communication pour partager un projet à différents acteurs jusqu’à la conception d'une matrice pour guider et suivre l’exécution d’un process métier.
Fluidité des process
Le BPM devient une solution métier à l’instar de la gestion du cycle de vie (PLM) pour les produits. Grâce à la modélisation des flux, tous les acteurs d'un process ont accès en temps réel aux données de statut d'un ou plusieurs processus métier représentées par des graphiques et des diagrammes. Les données circulent plus rapidement dans l’entreprise grâce à l'automatisation.
Grâce au BPM, un manager a une traçabilité sur le process et peut rapidement apporter une solution en cas de blocage. Si un mauvais retour client lui est remonté, le BPM permet une analyse rapide du point de défaillance.
Management
Sur la base d'un process modélisé, qui sert de référence pour tous, chacun des participants a une vision globale du processus métier et de l'objectif à atteindre. Chaque acteur est identifié comme responsable de la tâche qui lui est attribuée. L'utilisation du BPM facilite les échanges interpersonnels. Le travail de l'équipe peut être valorisé par le manager si le process aboutit dans un temps moindre que celui qui lui était imparti par exemple.
Communication
Le BPM est un atout pour la communication au sein de l'entreprise et permet la conception de supports de travail utiles de la formation des nouveaux collaborateurs, à la négociation de contrats fournisseurs, aux points de bilan éventuels.
Le BPM, un outil au service de la stratégie de l’entreprise
Le BPM permet aussi d'analyser et d'adapter régulièrement les processus en fonction de l'évolution des fonctions et du contexte socio-économique de l'entreprise ou de l'organisation.
Performance
Le BPM aide à réduire les temps de traitement à chaque étape du process et permet la dématérialisation de documents. Les temps improductifs sont limités puisque le process se poursuit dès lors qu'une tâche est validée. L'automatisation contribue à la suppression de tâches administratives chronophages telles que l'édition et l'envoi de factures. Le BPM permet ainsi à chaque intervenant de se consacrer davantage sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Outre les bénéfices du BPM sur la gestion de l'entreprise et l'optimisation de sa performance, le BPM accroît la qualité du service apporté au client.
Agilité et avantage concurrentiel
Au-delà du gain de performance qu'il génère, le BPM permet de revoir la stratégie de l'entreprise, d'intégrer de nouvelles fonctions et de reconfigurer simplement un processus dès lors qu'un nouvel élément intervient. Par exemple, la mise en place d'un contrôle qualité peut facilement être intégrée comme étape dans un processus, sans que cet effort d'adaptation ne bouleverse le fonctionnement de l'entreprise. L'automatisation de la gestion des processus métier s'accompagne ainsi d'une évolution, en simultané, du système d’information. La formation des acteurs sur cette évolution du process est elle aussi facilitée dans le cadre d'une démarche BPM.
L'application du BPM à travers les logiciels BPM
Si le BPM présente de nombreux avantages pour fluidifier la communication au sein de l'entreprise, son intérêt est plus grand encore s'il permet l'automatisation des processus par leur intégration dans le système d'information de l'entreprise.
Le logiciel BPM est un outil qui aide à analyser les processus, qui produit leur modélisation pour ensuite les intégrer dans le système d'information de l'entreprise afin qu'ils soient exécutés automatiquement. La norme Business Process Management (BPMN), qui sert de référence pour la modélisation, permet que ces outils de management soient compris et partagés par tous les acteurs, humains et informatiques, en interne et à l'extérieur de l'organisation (prestataires, fournisseurs...).
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