Parcours client, gestion d’un service après-vente, facturation des fournisseurs, etc. : autant de processus constitués de tâches répétitives et interdépendantes qui méritent d’être formalisés, voire automatisés pour permettre aux entreprises de gagner en productivité, en efficacité et en agilité.
La modélisation permet d’identifier ces tâches récurrentes et d’écrire un processus qui pourra éventuellement être automatisé.
Les entreprises disposent de plusieurs approches de gestion des processus, dont le workflow ou flux de travail. Découvrez avec Elemate ce concept et l’intérêt qu’il peut être intégré à votre projet d’entreprise.
Définition
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est un “ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté” (Norme ISO 9000).
Un processus décrit la façon dont des acteurs réalisent une activité ou une tâche spécifique. Il est marqué par un début et une fin. Il comprend la désignation d’étapes successives aboutissant à la réalisation d’un résultat prédéfini.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un flux de travail, appelé aussi workflow, désigne la modélisation logicielle du processus.
Le workflow peut être matérialisé par une liste de contrôle ou par la conception d'un diagramme dans lequel sont modélisées les différentes séquences.
Quels sont les différents types de workflows ?
Il existe plusieurs types de workflows.
Workflow séquentiel
Méthode couramment utilisée pour traiter des flux, ce type de workflow est organisé d’après les séquences distinctes suivies de façon progressive, pour atteindre un objectif donné. Le processus ne peut progresser d’une étape à la suivante sans la validation de la précédente : le workflow séquentiel permet à une suite de tâches de se dérouler de façon mécanique à condition que les conditions définies au préalable soient respectées.
Le workflow séquentiel est utilisé pour les processus relativement basiques et se trouve limité lorsque les processus se complexifient.
Workflow parallèle
Cette méthode a la particularité de permettre la réalisation concomitante de plusieurs étapes distinctes. Le workflow parallèle est donc pertinent dans le cadre de processus faisant appel à une collaboration entre différents acteurs ou services responsables de la validation de tâches différentes.
Dans les exemples d’utilisation de workflow en parallèle, on trouve la gestion électronique de documents avec notamment une suite d’opérations et de validations qui doivent être accomplies parallèlement par un utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Le workflow en parallèle se clôt de façon automatique lorsque tous les utilisateurs ont validé le document.
Workflow conditionnel
Le workflow conditionnel est mis en place dans le cadre de flux de travail dans lequel une étape peut avoir plusieurs issues : le workflow envisage ces différentes hypothèses par une configuration qui permet divers résultats possibles.
Ce workflow mentionne donc un code qui permet un saut conditionnel à une étape particulière en fonction de la valeur renvoyée par une étape spécifique du workflow.
Dans les entreprises, on trouve des workflows conditionnels comme les applications logicielles de processus de validation de factures fournisseurs par exemple. Le montant de la facture peut être l’étape de la décision conditionnelle dans le workflow :
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Si elle est supérieure à 20 000 euros, le processus prévoit une approbation par un responsable identifié. Sa validation enclenche le passage du processus à la tâche suivante, soit le paiement du fournisseur et la clôture du processus ;
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Si elle est inférieure à 20 000 euros, le processus ne prévoit pas d’approbation manuelle : la validation est alors automatique, le paiement est déclenché et le processus se clôt.
Workflow ad hoc
L’intérêt de mettre en place un processus est avéré s’il est répétitif. Mais il est tout de même possible pour des entreprises de mettre en place des workflows pour des processus ponctuels, qui ne sont pas récurrents. Dans ce cas, le workflow est construit ad hoc, sans structure précisément définie : chaque séquence est décidée au fur et à mesure de la progression du processus.
Workflow séquentiel avec boucle de rétroaction
Principalement utilisée dans les phases test de processus de production, cette méthode permet de réviser les étapes précédentes si besoin. Ces workflows sont utiles pour des processus dans lesquels interviennent des facteurs externes.
Pourquoi utiliser un logiciel de workflow ?
Mettre en place des workflows présente de nombreux avantages pour maîtriser et optimiser vos processus métier.
Clarifier les processus
Dans une démarche de modélisation de processus, il est indispensable de clairement identifier les différentes séquences, les acteurs intervenant dans chacune d’elles et la nature du workflow à mettre en place.
Cette démarche consiste en un travail de définition et de clarification qui favorise par la suite la fluidité dans la circulation et la visibilité de l’information.
Coordonner les acteurs
En donnant l’opportunité à tous les acteurs de suivre la progression d’un processus depuis une même interface utilisateur, à des degrés de précision différents, l’entreprise offre à ses employés les outils pour travailler dans une plus grande synergie et compréhension d’ensemble.
Le gain de temps est évident puisque le processus passe automatiquement à la tâche suivante quand la précédente est validée.
Automatiser le processus
Une fois le processus modélisé, il sera possible de l’intégrer sous la forme d’un workflow dans le système d’information de l’entreprise (interopérabilité des modèles). Le processus pourra donc être exécuté par tous les acteurs, qu’il s’agisse d’utilisateurs humains ou d’ordinateurs.
Modifier, corriger et optimiser les processus
Le workflow va permettre aux différentes parties prenantes d’effectuer un suivi du processus en temps réel et de constater les corrections à apporter. Le workflow permet de contrôler d’éventuelles défaillances de processus ou de constater de potentielles erreurs de transfert de données.
Les retards sont immédiatement repérés lors des applications du processus. Les modifications réalisées dans le workflow sont immédiatement mises à jour sur tous les postes de travail équipés de la licence logicielle.
Optimiser vos processus métiers
En automatisant vos processus sous la forme de workflow, vous pouvez escompter une meilleure efficacité et une plus grande rapidité dans la circulation de l’information. Vos processus vont nécessairement gagner en fiabilité et précision.
Analyser les performances de vos processus
Grâce à l’utilisation des workflows, vous allez pouvoir établir un reporting précis sur la base des données remontées par votre logiciel. Un logiciel workflow apparaît ainsi comme un outil de pilotage pour le management de l’entreprise.
Le BPM, un autre outil de gestion des processus
Le workflow ou flux de travail est un concept de gestion des processus. Le BPM est une autre approche, plus globale, qui présente de nombreux avantages.
En effet, un logiciel BPM vous fait entrer dans une démarche globale de la gestion des processus au sein de votre entreprise ou de votre organisation. Il représente un outil de conception, de modélisation, d’automatisation, de contrôle et d’optimisation de l’ensemble des processus de l’entreprise.
Un logiciel BPM vous permet aussi de gérer, de façon globale, les cycles de vie des processus de votre entreprise afin de gagner en efficacité opérationnelle, en qualité de service et en agilité.
Comment choisir son logiciel BPM ?
Le logiciel que vous allez choisir doit être suffisamment généraliste et souple pour pouvoir satisfaire aux problématiques propres aux différents acteurs ou services qui interviennent dans un même processus tout en vous proposant une bibliothèque de formes fournie, qui offre la possibilité de mobiliser des modèles personnalisables et qui vous donne accès à des outils de mise en forme intuitifs.
Elemate, le meilleur choix de logiciel BPM
La modélisation de vos processus peut devenir plus simple et plus rapide grâce à la solution Elemate. Avec notre logiciel qui fait appel (entre autres) au langage normé BPMN, vous disposerez d’un outil B2W (Business to Worker) interactif, facile à prendre en main. Modélisez aisément vos workflows, enrichissez-les avec leurs acteurs, les outils utilisés les éléments d’entrée/sortie (matière, data, document) et interconnectez-les. Ainsi vous serez prêts pour digitaliser, automatiser ou tout simplement optimiser.
Cette solution répond aux problématiques de toutes les entreprises, tous secteurs d’activité confondus.
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FAQ
Un processus est un “ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté” (Norme ISO 9000 ).
Un flux de travail, appelé aussi workflow, désigne la modélisation logicielle du processus.
Modéliser ses processus métier permet de les intégrer au sein du système d’information de l’entreprise et le cas échéant de les automatiser.
Un logiciel ayant recours au langage BPMN est l’outil le plus adapté pour modéliser vos processus métier.
À propos d'Elemate
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