Modéliser les processus métiers permet d'avoir une traçabilité complète des activités mises en place pour réaliser une tâche, un projet ou atteindre un objectif. C'est ce que l'on nomme le Business Process Management (BPM). Une fois qu'un processus métier est représenté à travers un modèle, il devient possible de l'automatiser, en déléguant à un logiciel de gestion les tâches qui ne nécessitent pas d'intervention humaine, et de le superviser.
Découvrez avec Elemate les fonctionnalités du logiciel BPM comme système de modélisation et les critères de sélection pour choisir la meilleure application en ligne.
Qu'est-ce qu'un logiciel Business Process Management (BPM) ?
Le BPM, une solution pour la représentation de vos processus métier
Un logiciel BMP est l'outil grâce auquel vous allez pouvoir modéliser, par des représentations graphiques, les processus métiers de votre organisation. Grâce à la modélisation, il est possible de réaliser un diagramme sur lequel figurent, de manière ordonnée et séquentielle, les étapes nécessaires pour réaliser une tâche, conduire un projet ou valider un objectif. Le fait de modéliser ainsi les processus, par des diagrammes, des cartographies, ou encore des cartes mentales, permet à tous les collaborateurs d'en avoir une vision globale et de pouvoir suivre l'évolution d'un processus en cours.
Mais les logiciels BPM constituent bien plus que des outils de communication, ils permettent aussi d'automatiser les processus et de les optimiser à tout instant.
Importance de la norme BPMN dans la gestion des process en entreprise
Grâce à la norme BPMN, la notation graphique est standardisée et harmonisée. Il est ainsi possible de représenter toutes les actions possibles d'un processus d'entreprise, de façon simple et complète, de les partager de façon à ce qu'elles soient intelligibles par tous les acteurs, personnes humaines ou ordinateurs, en interne comme avec des partenaires externes. Ainsi, l'utilisation de la norme BPMN facilite l'automatisation des process.
Fonctionnalités du logiciel BPM pour la gestion de vos process métier
Les logiciels BPM apparaissent comme des outils dont la première fonction est une meilleure communication, mais leur pertinence est flagrante dans la gestion des entreprises, et notamment dans la circulation des workflows.
Une meilleure communication pour vos processus grâce à cet outil
La première fonction d'un logiciel BPM est de vous aider à formaliser vos process, en identifiant les différentes tâches et leur séquencement. Cette démarche a aussi l'avantage de vous permettre de rassembler et de synthétiser les informations inhérentes à votre organisation.
Grâce à la modélisation, une entreprise va pouvoir traduire son langage métier en éléments graphiques explicites pour tout interlocuteur, qu'il s'agisse d'un membre d'un autre service, d'un fournisseur ou d'un client. La collaboration entre les différentes parties prenantes en est facilitée et permet de créer une synergie entre tous les acteurs, dans la mesure où ils ont accès à l'information à tout moment.
Optimisez votre gestion
Le logiciel BPM est une solution de gestion et d'aide à la prise de décision.
Intégration
Le logiciel BPM va permettre aussi d'intégrer ces process dans les systèmes d'information et les applications de l'entreprise, de les automatiser et de pouvoir ainsi effectuer leur supervision. Vous pouvez espérer un réel gain de temps grâce à l'utilisation d'un logiciel BPM.
Flexibilité
Le logiciel BPM permet d'ajouter très facilement une étape au process ou, au contraire, d'en supprimer une. Grâce aux logiciels BPM, les nouveaux flux entrants sont positionnés à la bonne place.
Cette application vous aide à gagner en agilité et faire de l'optimisation de vos process un avantage concurrentiel. Votre organisation gagne en réactivité et en efficience, même en cas d'imprévus et de fluctuation du marché.
Contrôle qualité
Le logiciel BPM facilite la mise en place d'un suivi régulier grâce à la production d’indicateurs clés de performance. La fiabilité de vos process est plus assurée et vous gagnez en efficacité. Par ailleurs, cette application va aussi permettre d'identifier très rapidement un incident et d'apporter une solution.
Optimisation des process grâce au logiciel BPM
Visualisez rapidement comment les évolutions des flux entrants peuvent avoir un impact non seulement sur l’ensemble des étapes d'un process, mais aussi sur l’organisation dans sa globalité.
Sur quels critères choisir un logiciel BPM ?
Pour gagner en productivité, il vous faut automatiser les tâches chronophages et vous centrer sur vos activités à forte valeur ajoutée. Le logiciel BPM va vous y aider, à condition de bien choisir votre outil.
Simplicité
Dans la mesure où l'objectif d'un logiciel BPM est de modéliser des processus complexes, il est évident que son utilisation ne doit pas générer une surcharge de travail pour vos équipes.
De même, le logiciel BPM a pour utilité de faciliter la circulation des flux d'information au sein de votre entreprise. Pour fluidifier ces échanges, l'outil doit être simple et facile à prendre en main. Optez pour un logiciel ergonomique, qui offre aux utilisateurs une expérience abordable et intuitive.
Cet outil doit pouvoir s'adapter à l'évolution des entreprises : choisissez une interface flexible, avec une architecture suffisamment approfondie pour s'adapter à la maturité de votre organisation.
Connectivité
Toujours dans la démarche de faciliter le partage de l'information pour que tous puissent y avoir accès de façon simple, choisissez un outil avec lequel vous pouvez facilement importer, par téléchargement ou via des API ou encore des connecteurs, vos documents existants.
Choisissez un logiciel en low-code ou no-code, ce qui permet à tous utilisateurs, expérimentés ou non en programmation, d'accéder aux fonctionnalités de l'outil sans avoir à coder. Il leur suffit d'utiliser la fonction « glisser-déposer » pour créer des diagrammes, cartographies, ou encore des cartes mentales. Une équipe doit pouvoir utiliser le logiciel BPM avec autant de facilité que son manager.
Sécurité
L'organisation est une dimension stratégique de votre entreprise et c'est la raison pour laquelle les données qui y sont relatives doivent être sécurisées. Choisissez un logiciel dont les accès (login et mots de passe) sont sécurisés et qui vous garantit la sauvegarde de vos données. Nous vous invitons à veiller à ce que la gouvernance et la gestion des droits soient bien intégrées et configurables.
Support
Avec l'intégration de votre outil peuvent apparaître des besoins que vous n'aviez pas imaginés, vous pouvez être confrontés à des difficultés techniques. Choisissez un logiciel qui soit appuyé par une assistance technique disponible sur de larges plages horaires et facilement joignable. Nous vous conseillons de retenir un système auquel est attachée une communauté qui puisse vous apporter des solutions et un plus grand confort de travail.
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