L’efficacité et l’optimisation des processus sont devenues, pour les entreprises, de véritables leviers de compétitivité qui doivent être explorés avec attention. Pour faciliter cette tâche, regrouper les données et assurer la bonne gestion des informations, de plus en plus d’organisations ont recours à la cartographie des processus, une activité en plein essor qui a généré entre 13 et 14 milliards de dollars à l’échelle mondiale en 2021.
Si la mise en place d’une cartographie de processus représente un réel avantage pour les entreprises, seulement 4% des organisations réussissent en fait à exploiter pleinement le potentiel de leurs cartes. C’est notamment le cas de l’entreprise Taco Bell, qui après une période de pertes a vu sa valeur s’élever à 1,98 milliard de dollars grâce à la cartographie et réingénierie de ses processus et de ses métiers.
Certains exemples concrets de mauvaise supervision des processus ont d’ailleurs marqué l’histoire et l’actualité, comme ce fut le cas lorsque la NASA, à cause d’une erreur de conversion d’unité, a perdu un satellite de 193 millions de dollars.
Parce qu’elle peut protéger les entreprises d’erreurs préjudiciables et se faire un vecteur de croissance remarquable, l’ensemble des techniques de cartographie d'entreprise est une solution à explorer. Elle englobe bien plus que la simple cartographie des processus, s'étendant à des domaines tels que la gestion des flux et des risques, le management, la formation, ainsi que la définition des métiers et des compétences.
Chaque type de cartographie joue un rôle crucial dans la compréhension, l'optimisation et la stratégie d'une organisation, contribuant à une gestion globale plus efficace et à une croissance soutenue.
Le processus de cartographie en entreprise : définition et enjeux
Cartographier, une décision qui va au-delà de la simple représentation
Dans un monde des affaires complexe où les entreprises ont parfois du mal à se repérer, diverses formes de cartographies d'entreprise offrent un aiguillage très précieux. Plus qu'une simple représentation des processus, elles agissent comme des cartes géographiques de votre organisation, reliant les "villes" qui composent votre entreprise (départements, fonctions, processus) et délimitant leurs "périmètres" (champs de compétences, domaines de responsabilité, etc.) pour mettre en lumière les interdépendances entre les services et les métiers.
La cartographie des parties prenantes, par exemple, offre une vision claire des influences externes et internes, cruciale pour la gestion stratégique. La cartographie des risques se concentre sur l'identification et la gestion proactive des potentiels obstacles et défis. De même, la cartographie des compétences aide à visualiser et à planifier le développement des talents au sein de l'organisation.
Ces cartographies, en représentant visuellement des aspects organisationnels souvent nébuleux, permettent l'identification, non seulement des axes d’amélioration stratégiques, mais aussi des flux (de personnes, de compétences ou d’informations) qui naviguent entre chaque composante de votre organisation. En somme, elles constituent des outils inestimables pour une gestion et une planification organisationnelle efficace et stratégique.
Un processus d’analyse pour structurer l’information
Passer du complexe au compréhensible : voilà toute l’ambition de la cartographie en entreprise. Comme on utiliserait une carte routière pour se repérer et se déplacer efficacement, les cartographies d’entreprise permettent de naviguer plus sereinement entre les différents workflows, services et strates hiérarchiques pour atteindre facilement les objectifs définis.
D’un ensemble de données et d’informations brutes et abstraites, les entreprises peuvent dès lors obtenir une identification visuelle explicite de leurs séquences de tâches, de leurs processus métiers et de leur gestion de projets, le tout en parfaite transparence et accessibilité.
En facilitant les échanges et la compréhension, la cartographie de processus permet à tous les effectifs d’une entreprise de parler le même langage et donc de mieux se comprendre, dans un souci de productivité.
Comment mettre en place une cartographie de processus dans votre entreprise ?
La cartographie de processus, un exemple d’organisation parmi tant d’autres
Si la cartographie de processus joue un rôle prépondérant dans la représentation des activités d’une entreprise, il est toutefois important de souligner l’existence d’autres types de cartographies, associées à des besoins spécifiques. Pour cartographier leur organisation et avoir une vision holistique celle-ci, les entreprises peuvent par exemple avoir recours à :
- des organigrammes, qui illustrent explicitement les structures organisationnelles et les strates hiérarchiques ;
- des cartes de visualisation des risques, qui permettent d’identifier les dangers en amont pour mieux gérer les situations de crise ;
- des cartographies de parties prenantes, qui mettent en lumière les relations et les interdépendances entre plusieurs groupes, services et individus.
Grâce à la puissance de sa base de données, Elemate vous permet par exemple de cartographier votre organisation de la façon la plus fidèle possible, mais aussi de générer automatiquement d’autres cartographies et d’autres visuels, comme des cartes mentales, des vues SIPOC ou encore des organigrammes hiérarchiques.
Management, formation, gestion des flux : usages de la cartographie en entreprise
Analyse précise du processus à cartographier et objectifs
Avant même de chercher à construire le diagramme ou la cartographie, il est essentiel d’identifier précisément le processus à représenter pour en couvrir tous les aspects. Pour que la cartographie soit pertinente et donc utile, les personnes en charge de sa réalisation doivent avoir une parfaite connaissance des activités et des opérations de l’entreprise afin de fournir le travail le plus précis possible.
Pour plus de clarté, prenons l’exemple d’une cartographie des processus RH. Pour que celle-ci soit cohérente, il est important d’identifier en amont les tâches et processus qui entrent en jeu dans le fonctionnement des ressources humaines de l’entreprise, puis de décomposer sur les différentes cartes chaque étape clé du processus de recrutement, de l’évaluation des compétences et de la supervision des performances individuelles.
Symboles et formes sur les cartes : une représentation lisible à chaque étape
Le principe même de la cartographie de processus repose sur l’utilisation de symboles universels compréhensibles de tous. Parce qu’elle obéit à des normes ISO et des bonnes pratiques relatives aux démarches BPM (Business Process Management) et BPMN (Business Process Model and Notation), la cartographie par diagramme utilise souvent des pictogrammes définis précisément, comme :
- le symbole de processus, représenté par un rectangle, qui indique une action, une tâche ou une opération dans le processus ;
- le symbole de décision, représenté par un losange, qui marque les moments clés où des choix doivent être faits et qui relie plusieurs branches du flux de processus ;
- le symbole de direction, modélisé par une flèche, qui indique le déplacement des flux de processus et permet de comprendre l’ordre de progression de chaque processus ;
- le symbole de terminaison, figuré par des cercles et des ovales, qui marque les zones d’ouverture et de fermeture de chaque processus ;
- le symbole de connecteur, un élément essentiel à la clarté de la cartographie qui connecte les différentes parties d’un diagramme entre elles ;
- le symbole de sous-routine, un rectangle avec des côtés doubles qui représente les sous-processus et les tâches récurrentes associés au processus à cartographier ;
- le symbole d’entrée ou de sortie de données, sous la forme d’un parallélogramme, qui indique chaque point d’entrée et de sortie d’un volume de données selon les étapes du processus ;
- le symbole de document, modélisé simplement par un dessin de page, qui sert à indiquer qu’un document ou un rapport est produit à cette étape du processus.
Avec ces symboles, ce sont tous les aspects techniques, humains et matériels d’un processus qui sont représentés, et ce de manière lisible et explicite.
Un diagramme dont vous devrez vérifier la qualité avec vos parties prenantes
Dans la création de cartographies de processus utiles et cohérentes, la concertation avec l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise est essentielle. Chacune d’entre elles étant la mieux placée pour représenter ses activités, il est donc essentiel de solliciter leur aide pour vérifier l’exactitude de la cartographie et identifier les éventuelles zones d’ombre du diagramme.
En offrant une traduction visuelle lisible, la cartographie de processus peut-être évaluée plus facilement qu’un support textuel ou un schéma rapide par l’ensemble des parties prenantes et des corps de métier, des CEOs aux clients en passant par les investisseurs et le service marketing. Une meilleure communication, des échanges facilités et une compréhension commune des activités de l’entreprise : telle est la promesse des cartographies de processus.
Pour illustrer cette allégation, prenons le cas d’une cartographie de processus de production. Grâce à cette carte, les ingénieurs, les chefs de produit, mais également les opérateurs en ligne vont pouvoir collaborer plus efficacement en s’appuyant sur un support visuel où chaque étape du processus de fabrication est représentée.
Les différents exemples de cartographie de processus en entreprise
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Exemples de cartographie des processus
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Exemples de cartographie applicative
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Exemples de cartographie des risques
Mise en place de cette modélisation de processus dans votre entreprise
Identifier les services, risques et métiers pour lesquels l’outil de cartographie est profitable
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les cartographies de processus ne sont pas réservées aux équipes dirigeantes et présentent des avantages à différents niveaux organisationnels.
Pour les gestionnaires et décideurs, l’utilisation de la cartographie de processus améliore la prise de décision et l’orientation stratégique des activités, notamment pendant les phases de croissance et de transformation que peut connaître l’entreprise. Mais elle peut également avoir un impact significatif sur la façon dont les équipes IT travaillent, puisque l’utilisation d’une cartographie applicative permet une meilleure gestion de l’architecture de chaque système et de ses mises à jour.
Pour les services de ressources humaines, l’utilisation d’une carte peut être intéressante dans :
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l’identification des compétences clés ;
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la bonne conduite du processus de recrutement ;
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les activités de formation ;
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la gestion des performances.
De même, pour le département des achats par exemple, les outils de cartographie des achats peuvent contribuer à l’amélioration des chaînes d’approvisionnement en offrant une visualisation claire de chaque étape, de la supply chain, de la réception de commande à la livraison au client.
Cartographie des éléments d’interaction entre métiers, technologie et environnements
Au sein d’une entreprise, il existe des interactions non seulement entre les équipes, mais aussi entre les travailleurs, les machines qu’ils utilisent et l’environnement extérieur dans lequel ils évoluent. Cartographier l’ensemble de ces interactions est une excellente manière d’en assurer la pérennité, en axant la représentation autour de 3 éléments principaux :
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les Hommes : composante principale de votre entreprise, ils doivent être représentés selon leurs rôles et leurs responsabilités grâce au stakeholder mapping et à la cartographie des métiers ;
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les Machines : essentielles à la réalisation de nombreuses tâches, elles font l’objet d’une cartographie applicative et d’un data mapping propice à l’optimisation du système d’information propre à chaque entité ;
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l’Environnement : terrain plus ou moins hostile dans lequel l’entreprise évolue, il doit faire l’objet d’une visualisation explicite pour identifier les influences et les menaces potentielles, notamment dans le cadre d’une cartographie des partenaires et d’une cartographie du risque.
Différents types de cartographie de processus et leurs objectifs en entreprise
Parmi le paysage riche de la cartographie en entreprise, différentes cartes peuvent être utilisées pour illustrer des risques et des espaces de travail variés. Afin d’améliorer la qualité des échanges, l’efficacité des prises de décisions et la transparence des informations, les entreprises peuvent avoir recours à des systèmes comme :
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la Cartographie Interactive, une modélisation dynamique qui permet des mises à jour en temps réel pour illustrer les changements dans le processus ;
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la Cartographie des Risques, une carte qui identifie les risques potentiels et évalue leur niveau avant d’encourager une approche proactive des menaces ;
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le Data Mapping, qui illustre la circulation des données d’un service ou d’un système à l’autre ;
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la Cartographie des Métiers, qui modélise les rôles et fonctions de l'ensemble des acteurs impliqués dans le projet ;
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la Cartographie des Parties Prenantes ( ou stakeholder Mapping), qui met en lumière les relations de l’entreprise avec ses parties prenantes importantes (clients, fournisseurs, régulateurs, investisseurs) et clarifiant leur impact et leur influence sur les opérations stratégiques ;
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la Cartographie Applicative, dédiée à la modélisation des systèmes informatiques et de leurs interdépendances.
Les formats traditionnels de cartographie de processus en entreprise
En structurant l’information de manière accessible, la modélisation des processus d’une entreprise par le biais de cartographies est une décision stratégique incontournable qui permet notamment :
- une meilleure visualisation de l’ensemble des opérations ;
- une meilleure gestion du risque ;
- une communication plus efficace entre les individus ;
- une plus grande efficacité dans la prise de décision.
Selon l’enjeu qu’elles représentent et le processus qu’elles illustrent, les cartographies peuvent se présenter sous différents formats, récapitulés dans ce tableau.
Elemate, un outil innovant en matière de cartographie de processus
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