Levier déterminant pour le bon pilotage de l’entreprise, le “risk management” consiste à identifier et évaluer les risques inhérents aux activités d'une organisation afin d’en prioriser la gestion et de guider la stratégie de l'entreprise.
Dans cette démarche qui suit plusieurs étapes bien distinctes, la cartographie des risques constitue l'élaboration d'une matrice permettant de gérer les risques de façon optimale. Grâce à la cartographie, "le risk management" s’adapte rapidement et efficacement aux évolutions de l’organisation, voire à l'apparition de nouvelles menaces.
Découvrez avec Elemate dans quelle mesure la cartographie des risques est un outil indispensable au "risk management" de votre entreprise ou de votre organisation, de l'audit interne à la mise en place de plans d'action.
Objectifs d’une cartographie des risques
Réaliser une cartographie des risques permet de représenter simplement et clairement, des éléments qui peuvent entraver le bon fonctionnement d’une organisation, ou, à moindre échelle, d'un projet ou encore d’un processus. Cette cartographie peut être produite sous différentes formes : tableau, diagramme de processus, carte mentale, etc.
S’attarder sur la cartographie des risques en amont d’un processus est déterminant pour la bonne réalisation de celui-ci, pour l’atteinte des objectifs comme pour le respect des délais.
Au-delà d’une simple représentation visuelle, la cartographie des risques aide la direction d'une entreprise ou le manager d'une équipe à entrer dans une démarche d’identification des risques et d’atteindre une meilleure maîtrise de ces derniers. Le fait de les lister permet en effet de recenser aussi les facteurs de ces risques et les impacts qu’ils peuvent avoir dans le contexte de l’entreprise. Une fois ces éléments discernés, il est plus facile de les gérer et de les maîtriser.
Démarche pour réaliser une cartographie des risques
Identification et documentation des risques
Mise à disposition d'un support de communication unique pour toutes les parties prenantes
La première étape consiste à faire un audit interne pour lister les différents risques auxquels est exposée une organisation, en précisant exactement à quel moment d’un processus ou d’un projet ce risque peut intervertir et les facteurs qui peuvent déclencher sa survenance.
On distingue généralement cinq catégories de risques : finance, opérationnel, conformité, employés, et santé et sécurité.
Deux types de risques peuvent affecter un processus :
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les risques endogènes, inhérents à l’activité de l’entreprise ;
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les risques exogènes, qui ne sont pas intrinsèquement provoqués par l’activité de l’entreprise.
À cette étape, l’utilisation d’un logiciel BPM est recommandée dans la mesure où cet outil permet de représenter les risques identifiés lors de l'audit interne de façon compréhensible et standardisée. Toutes parties prenantes, internes et externes à l’entreprise, ont accès à la cartographie depuis tous les postes de travail équipés du logiciel et peuvent exercer des contrôles à différents niveaux.
Il est important de documenter les supports de communication produits en sollicitant l’implication des personnes concernées par le process ou le projet : le support produit gagne en précision et les décisions prises pour la gestion du risque remportent l’adhésion des personnes qui ont été associées à l’établissement de la cartographie.
Évaluation des risques et hiérarchisation
Il convient de hiérarchiser l’impact (mineur, faible, moyen, fort, majeur) d’un risque. Il s’agit ici d’analyser les conséquences qu’un risque peut provoquer sur le processus et sur l’organisation de façon plus globale, affinant ainsi son degré de gravité et donc le degré d’urgence pour le traiter. Par ailleurs, il est important aussi de savoir quelle est la probabilité (quasi inévitable, probable, possible, faible, rare) à laquelle ce risque peut se produire.
La corrélation de ces trois éléments permet d’obtenir le niveau de criticité du risque. La direction de l'entreprise peut ensuite définir quels sont les risques acceptables et la limite dans laquelle ils sont acceptables.
Gestion des risques inhérent à un projet ou à un processus
À cette étape d'élaboration de la cartographie, trois points sont à approfondir :
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La solution à apporter à un incident ;
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La personne responsable ;
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Le plan d’action permettant de réduire ou d’éviter ce risque.
À cette étape encore, le logiciel BPMN est une ressource dont les fonctionnalités sont utiles aux entreprises pour faire figurer chacun de ces paramètres, les partager et impliquer les collaborateurs.
Quel est l’intérêt de la cartographie des risques pour une organisation ?
Mise à disposition d'un support de communication unique pour toutes les parties prenantes
La cartographie permet de représenter les relations de causes à conséquences en modélisant, de façon synthétique et claire, les différentes parties prenantes.
La cartographie des risques est donc un support de communication pour exposer à toutes les parties prenantes les risques inhérents à un processus ou à un projet.
Un outil de management
La cartographie de l’entreprise constitue plus qu’un support informationnel, elle est un véritable levier pour solliciter l’engagement des équipes et l’optimisation de la gestion d’entreprise.
Cette représentation graphique, lisible et intelligible facilement, permet de responsabiliser les différents protagonistes face aux risques potentiels et de mettre en place une formation des différents intervenants d’un processus sur la gestion des risques liés au projet ou au processus.
Un outil de pilotage
La cartographie des risques est un outil de gestion, d’aide à la décision et de pilotage d’une organisation puisque les cadres dirigeants visualisent rapidement les risques potentiels et le degré d’importance qu’ils représentent.
Cet outil est important notamment pour affiner un budget, déterminer des délais ou encore s’assurer de la bonne prise en compte des normes et réglementations obligatoires. Il convient d’associer à cette cartographie des contrôles ainsi qu’un suivi et un reporting qualité. Grâce à la cartographie, le “risk management” peut produire une matrice de risques dans laquelle figurent les référentiels qualité déterminés.
Cette cartographie permet un contrôle des risques et l'analyse des plans d'action mis en œuvre pour réduire ou supprimer les risques.
Pourquoi Elemate est la solution pour réaliser une cartographie des risques ?
Le logiciel d’Elemate permet de construire votre cartographie des risques et de la superposer à la cartographie de vos processus métier, grâce notamment au langage BPMN.
Avec cet outil, il devient facile de représenter des processus parfois complexes, étape par étape avec les risques qui y sont liés. En utilisant la norme BPMN, les supports édités sont lisibles de toutes les parties prenantes, qu’ils soient des acteurs humains ou des systèmes informatiques.
Les documents produits sont facilement modulables pour être adaptés aux évolutions de votre organisation et optimiser la gestion de vos risques. Il se peut que de nouveaux risques exogènes apparaissent, ou que la criticité de risques précédemment identifiés change.
Travailler avec Elemate, c’est faire le choix d’une interface flexible, d’un accompagnement personnalisé et accessible à tous. Avec le logiciel d’Elemate, vous pourrez formaliser vos processus simplement, automatiquement en y intégrant la gestion des risques auxquels est exposée votre entreprise.
N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une démo.
À propos d'Elemate
Découvrez LA solution intuitive et collaborative pour documenter vos activités, connecter les éléments et construire une cartographie vivante de votre organisation.