“Une image est traitée par le cerveau 60 000 fois plus rapidement qu’un texte“ d’après les recherches de Philippe Gérard, Bernadette Jézéquel publiées dans La boîte à outils de la communication. Mieux que des mots donc, les images facilitent la compréhension et le passage à l’action. Cette information est particulièrement utile lors de la mise en œuvre de processus parfois compliqués qui sollicitent des acteurs directs ou indirects, aux champs de compétences différents.
Comment intégrer cette prévalence de l’image sur le texte lorsqu’il s’agit de présenter un processus et, pour ce faire, d’établir une fiche procédure ?
Retrouvez avec Elemate les fondamentaux sur la fiche procédure et la pertinence du logiciel BPM pour vous accompagner dans cette démarche de communication de vos processus.
Qu’est-ce qu’une fiche procédure ?
La fiche de procédure est un support élaboré en interne qui expose la manière spécifique d’accomplir un processus, en détaillant notamment les différentes tâches à mener et leur séquencement étape par étape.
Une fiche procédure, dans quel but ?
L’objectif de la fiche procédure est d’apporter l’information nécessaire pour atteindre une standardisation de l’accomplissement du processus, quel que soit l’acteur qui intervienne, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’un ordinateur.
La fiche processus doit donc être précise, synthétique et facilement compréhensible. Il ne doit pas y avoir de place pour une lecture “entre les lignes”, les instructions qui y figurent ne donnent lieu à aucune interprétation.
La fiche procédure, élément déclencheur d’un système vertueux
La fiche procédure est à l'origine de plusieurs bonnes pratiques.
Sa conception fait entrer l’entreprise dans une démarche d’harmonisation des processus
En effet, le travail de rédaction d’une fiche procédure nécessite que les différentes parties prenantes s’accordent sur les différentes étapes d’un processus, son séquencement, les personnes responsables, les solutions à mettre en œuvre en cas d’incident. Toutes les parties doivent être d’accord sur l’événement déclencheur d’un processus et sa fin. Chaque instruction figurant sur une fiche procédure doit appeler une action particulière.
La discussion préalable à la rédaction d’une fiche procédure ouvre déjà un espace de communication et d’harmonisation. En principe, vous pourrez dès cet instant vous assurer d’une compréhension homogène d’un processus commun à différents acteurs. Si certaines ambiguïtés apparaissent, le travail du manager sera d’envisager comment harmoniser la gestion du processus et de fixer la solution retenue en l’inscrivant dans la fiche procédure.
La fiche procédure permet d’optimiser un processus
En détaillant la manière spécifique dont un processus doit être conduit, on souligne ses potentielles incohérences ou les points bloquants. Le travail de rédaction d’une fiche procédure est aussi l’occasion de s’assurer que le processus est bien conforme et réalisable pour atteindre les objectifs de qualité fixés par l’entreprise.
La fiche procédure, un support pour la continuité de l’activité
Grâce à la fiche procédure, tout salarié à qui un manager confie la réalisation d’un dispositif détient les informations nécessaires pour enclencher, suivre, contrôler et valider le processus. Cette fiche procédure est donc un document utile pour pallier une absence prévue ou impromptue d’un salarié et assurer ainsi la continuité de l’activité de l’entreprise ou de l’organisation.
Qui peut rédiger une fiche procédure ?
Une fiche procédure doit répondre aux besoins métiers, il est donc nécessaire que les responsables comme les exécutants d’un processus soient associés à la rédaction d’une fiche procédure, ou tout du moins s’assurent qu’elle répond bien à leurs contraintes.
Par ailleurs, si l’objectif est d’intégrer un processus dans le Système d’Information de l’entreprise afin qu’il soit automatisé, il peut être judicieux de rédiger la fiche procédure en lien avec l’équipe informatique de votre entreprise. Les informaticiens pointeront les éléments indispensables à la bonne intégration du processus.
Où trouve-t-on des fiches procédures ?
Les fiches procédures peuvent être conservées dans le réseau informatique de l’entreprise, sur un Cloud ou sur un Drive.
Elles peuvent aussi être intégrées à un livret d’accueil, notamment lors de processus d'onboarding ou de prise de postes.
Pour les processus faisant appel à des exécutions mécaniques, les fiches procédures peuvent être placées comme rappel auprès des machines concernées. L’idéal est que cette fiche d’instruction tienne sur une page, d’où l’intérêt de schématiser les informations.
Comment rédiger une fiche procédure
Rédiger une fiche procédure est un exercice qui mérite une attention tant sur le fond et sur le contenu que sur la forme. En effet, pour que cette fiche procédure soit exploitable, il est important qu’elle soit exhaustive, suffisamment détaillée tout en restant claire et facile d’utilisation. Point essentiel, la version consultable de la fiche procédure doit toujours apporter les instructions en vigueur dans l’organisation.
Pour répondre à ces différentes exigences, rien de mieux qu’un logiciel où l’image synthétique par excellence, le schéma, qui peut aussi être un diagramme ou une cartographie, prend la place du texte au service d’une meilleure compréhension du lecteur.
Mais, pour que tout un chacun saisisse le message du schéma, il est nécessaire de veiller à utiliser des codes et des symboles universels. Or, avec la norme BPMN par exemple, à chaque modèle correspond une information bien précise.
Pourquoi choisir Elemate pour réaliser vos fiches procédures ?
Parce que notre logiciel en ligne vous permet de concevoir des supports complets, synthétiques et précis sous la forme de documents clairs et agréables à lire, nous sommes légitimes pour prétendre pouvoir vous accompagner dans la modélisation de vos fiches procédures !
Concrètement, en s’appuyant fortement sur le langage BPMN et ses visuels ad-hoc pour décrire des séquences de tâches réparties par rôles et responsabilités, Elemate met l’accent sur le visuel, l’interactivité et la navigabilité d’un diagramme à l’écran pour explorer les éléments importants d’une procédure. Pour la concevoir, l’améliorer ou la consulter au quotidien, l’outil vous donne le choix (un clic) entre une approche visuelle de la procédure et sa version “papier” plus textuelle et linéaire.
Avec le logiciel BPMN d’Elemate, vous offrez à vos supports de communication une durabilité ainsi qu’une grande adaptabilité : en mettant à jour les éléments de vos fiches procédures, ces dernières sont automatiquement actualisées dans l’ensemble de vos interfaces logicielles !
L’avantage de ce logiciel est aussi de ne nécessiter aucune compétence particulière en codage ! Grâce à cet outil, tout salarié peut effectuer simplement et facilement un travail de modélisation. Vous disposerez immédiatement de toutes les ressources pour effectuer vos premières fiches procédures sans devoir former vos collaborateurs !
N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une démo en ligne et donner une nouvelle dimension à vos fiches procédures !
À propos d'Elemate
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