La cartographie est le meilleur moyen de bien connaître et de présenter le fonctionnement d’une organisation. Ainsi le BPMN apparaît comme un outil indispensable au pilotage opérationnel d’une entreprise dans différents contextes, à travers de multiples problématiques.
Découvrez, à travers plusieurs prismes, l’utilité du BPMN pour votre entreprise.
Nécessité de clarifier et de fluidifier la communication
Un logiciel BPMN permet de modéliser de façon exhaustive et structurée, sans écrire de texte ni devoir laborieusement éditer un dessin avec les contraintes graphiques habituelles, des processus parfois complexes, afin d’en obtenir une vision globale. Le format BPMN permet d’ajouter par la suite d’éventuels éléments manquants.
Répondre à un besoin en documentation claire et précise
Cette démarche permet d’expliquer simplement un processus en le modélisant grâce aux éléments graphiques adaptés à l'organisation en entreprise et de le documenter facilement. Avec le logiciel BPMN d’Elemate, vous pouvez présenter votre travail grâce à de multiples formats d’affichage générés instantanément (export Word, PDF, etc..).
Le BPMN offre un cadre normé, qui s’adapte aux spécificités de votre organisation. L’utilisation d’un langage commun et répandu le rend facilement exploitable dans les différents services et départements de l’entreprise, mais aussi avec ses prestataires externes.
La norme reconnue internationalement (BPMN) définit des formes et des modèles graphiques adaptés:
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rectangles pour les tâches et activités ;
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cercles pour les événements ;
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flèches pour les connexions et interactions ;
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losanges pour illustrer des séquences avec des chemins multiples ;
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piscines et lignes de nage pour distribuer les rôles et responsabilités.
Toutes les notions, métriques, règles, risques et contrôles à intégrer sont représentés par les artefacts, permettant ainsi de décrire les activités de l’entreprise dans leur contexte.
Le support édité sous forme de diagramme de flux est clair et concis, avec une qualité et une précision comparables à celles d’un livrable produit par un expert. De plus, il peut être modifié autant que nécessaire, au niveau de détail souhaité, en restant toujours propre et lisible. Dans le cadre d’un processus complexe, il est possible de produire des versions macro ainsi que des visuels plus précis.
Le BPMN, une démarche clé pour aider à la compréhension de processus
Représenter un processus en BPMN permet d’obtenir une modélisation de l’activité concernée et de vérifier la compréhension des différentes parties prenantes. L’approche BPMN permet de jongler en un clic entre macro et micro et de naviguer interactivement à l’intérieur d’un processus.
Les codes utilisés permettent de représenter de façon harmonisée des séquences d’activités, événements ou conditions de déclenchement, sous forme de représentations graphiques très visuelles, que l'on peut lire sans ambiguïté. Ainsi, il ne reste que très peu de place pour la subjectivité ou l’interprétation.
Le formalisme BPMN aide à identifier et à souligner les potentiels points de doute pour mieux les clarifier. L’analyse y gagne en précision. L’outil permet aussi de retrouver une information, voire d’apporter une preuve dans le cadre d’une démarche qualité.
Cet outil aide chaque collaborateur à mieux comprendre ce que font ses collègues et à faire le lien avec son propre périmètre.
Influence du BPMN sur le management
Le BPMN s’inscrit dans un contexte où la direction de l’entreprise veut plus responsabiliser ses collaborateurs et leur permettre de davantage se centrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Solliciter l’implication de chacun
Dans une démarche BPMN, l’entreprise capitalise sur le travail de chacun : tout collaborateur a accès à la compréhension des activités, peut réaliser des analyses contextualisées et procéder à des mises à jour simplifiées par la complétude des informations disponibles. Grâce à cet outil collaboratif, il est possible de distribuer le travail selon les expertises et disponibilités.
L’information est centralisée et harmonisée, les différents processus sont connectés entre eux, ce qui permet de fluidifier le travail en collaboration des équipes. L’entreprise y gagne en efficacité.
Créer un environnement fait d’interopérabilité
Pour un même processus, il est possible de construire des diagrammes à travers différents prismes comme celui de la Qualité, de la Cybersécurité, de la DSI pour mieux apprécier leur interaction. La démarche BPMN permet de connecter plusieurs processus entre eux.
Le BPMN, vecteur d’automatisation des process
Cette systématisation des processus permet de les automatiser en les faisant lire, puis appliquer, par des équipes humaines ou des systèmes informatiques. La documentation des processus est de plus en plus rapide, leur actualisation automatique est instantanée.
Recherche d’amélioration continue
Actualisation des processus
Les outils BPMN permettent à l’utilisateur d’intuitivement compléter un diagramme de flux existant avec les fonctions comme “glisser/déposer” une forme, ajouter une étape en un clic, ou encore modifier un libellé.
De plus, un manager peut, après avoir défini les grandes lignes d’un processus, laisser la main à son équipe pour enrichir les informations relatives à chacun directement sur l’espace de travail.
BPMN et optimisation
Représenter un processus complexe de façon simple pour en avoir une vision globale de son début jusqu’à son terme et focaliser son analyse sur une thématique plus précisément permettent de voir exactement ce que l’on peut améliorer. De même, tout collaborateur peut valoriser un processus dans lequel il est impliqué parce qu’il en a une connaissance globale.
Préciser une démarche de contrôle qualité, de mise en conformité et d’audit
Dans une “démarche Qualité” ou dans le cadre d’activités assujetties à des réglementations, disposer d’une cartographie des processus est essentiel afin de s’assurer que les exigences sont bien prises en compte à chaque fois que cela est nécessaire.
Grâce au BPMN, vous pouvez identifier et notifier très rapidement les grandes étapes de création de valeur de votre entreprise et y superposer les exigences réglementaires : à chacune des tâches peuvent être reliés des risques, des contrôles ou des documents indispensables.
Cette méthode permet notamment d’aligner les métiers et les fonctions “conformité” et de relier de façon dynamique les exigences (vérification de fournisseur dans un cadre anti-corruption par exemple) et les preuves à apporter.
Revoir son positionnement dans les relations externes
Une entreprise qui maîtrise bien ses propres processus peut trouver une utilité au BPMN pour prendre du recul sur ses dépendances aux tiers avec lesquels elle interagit.
Avec Elemate, vous pouvez non seulement écrire au format BPMN de façon simple et intuitive, mais aussi stocker simultanément tout ce savoir et ces connaissances dans votre base de données sécurisée. Les diagrammes que vous éditez sont donc réutilisables ultérieurement et peuvent être enrichis de nombreux éléments périphériques au processus, mais non moins importants, comme des risques et contrôles, des métriques de performance ou des outils utilisés lors de son exécution.
La démarche BPMN présente de nombreux atouts pour améliorer vos supports de communication et leur utilisation, réinterroger votre management ou approfondir votre recherche d’amélioration continue. Trouvant aussi une réelle pertinence dans une démarche qualité ou pour améliorer les relations avec vos partenaires, la démarche BPMN vous permet de gagner du temps dans la représentation, le partage et la mise en œuvre de vos process grâce à une modélisation harmonisée, connectée et rapidement intégrée par vos collaborateurs ou vos systèmes informatiques.
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À propos d'Elemate
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