BPMN, norme de référence pour modéliser vos processus métier

La modélisation d'un processus métier tend à synthétiser les informations pour en donner une représentation rapidement compréhensible et à produire un langage commun à toutes les personnes concernées par le process. La norme BPMN a permis de standardiser les logigrammes et a rendu cette modélisation perceptible à tous les participants d'un process, quel que soit le moment de leur intervention (conceptualisation ou réalisation, contrôle qualité, relations commerciales). Le standard BPMN est aussi utilisé pour les outils sollicités lors des formations de nouveaux acteurs dans un process.

Par processus métier, on entend la définition d'un ensemble structuré de tâches, d'interventions humaines ou d'actions automatisées, accomplies afin d’atteindre un objectif particulier qui a été préalablement défini. Le processus métier s'inscrit donc tant dans un travail de gestion de projet que de suivi de la production.

Grâce à cette méthode, l'essentiel de l'information est affiché au moyen d'un langage standardisé que toutes les parties prenantes peuvent assimiler. Cet outil est pertinent quand des informations techniques nécessitent d'être partagées et intégrées dans un processus global. Il est ainsi possible de souligner l'intention finale et les étapes de sa réalisation. La norme BPMN est de fait une référence dans la formalisation visuelle des process.

Dans le cadre d'une organisation complexe, le BPMN allège la charge de mémorisation pour les participants : grâce à la synthèse et à la modélisation, la représentation des process est facilement affichable et rapidement perceptible.

Dans le cadre d'une défaillance dans le processus, la modélisation met en évidence le manquement et permet d'analyser la problématique qu'il soulève. De même, par la rationalisation des processus, l'entreprise gagne en efficacité et peut envisager une réduction de ses coûts opérationnels.

De même, grâce à l'automatisation des process métier, certaines tâches comme l'envoi des factures sont automatisées dès lors que la phase précédente, la fabrication notamment, est validée ce qui soulage le service client de l'entreprise ou de l'organisation.

Cette méthode de modélisation permet aussi d'identifier les moyens d'optimiser l'efficacité des participants. Grâce à cette modélisation, l'intégration d'événements ou de nouveaux éléments est facilitée et, dans la mesure où elle permet de gagner en agilité, elle devient un avantage concurrentiel pour l'entreprise.

Des formations dispensées aux nouveaux salariés à l'application courante dans la production, le BPMN est une clé pour favoriser une analyse effective, adopter un langage commun, parvenir à une compréhension fine des process et la mise en place d'une communication fluide pour leur réalisation dans tous les services de l'entreprise.

La norme BPMN permet une meilleure gestion des processus métier, car elle permet une formalisation claire des activités, une visualisation rapide de l'ensemble du processus, une normalisation efficace de l'organisation et une automatisation productive du business. Il est possible, grâce à cette modélisation, de rechercher d'avantage d'amélioration dans le process, l'automatisation de certains processus, et de veiller à leur évolution dans le temps. Enfin, grâce au standard BPMN, il est possible de modifier à tout moment le process métier, en ajoutant par exemple un contrôle qualité s'il n'y en avait pas précédemment.

Dans un diagramme, chaque symbole a une interprétation unique, ce qui permet donc à toutes les parties prenantes d'avoir une même lecture d'un processus métier. Dans une démarche BPM, cette norme commune permet aux différents intervenants de comprendre instantanément les processus représentés, construire un échange fluide et aboutir à une collaboration efficace. Chacun, de l’opérateur métier à l'exécutant technique, a ainsi une visibilité sur le séquencement des activités de l'entreprise et peut inscrire son intervention personnelle dans une dynamique commune.

Pour que les process métiers soient fluides de la phase de conception et de modélisation, à leur mise en œuvre, et enfin à leur contrôle qualité, plusieurs éléments sont codifiés par le standard BPMN tels que des symboles utilisés, la syntaxe, la sémantique et les règles d’usage.

Le diagramme BPMN contient cinq types d'éléments pour les diagrammes de process métiers :

• Objets de flux : événements, activités, passerelles ;

• Objets de données : entrées de données, sorties de données, collecte de données, stockage de données ;

• Connecteurs : flux de séquence, flux de message, association ;

• Piscines et lignes de nage : entités, rôles et responsabilités ;

• Artefacts : groupes, annotations textuelles.

À chaque élément correspond une représentation graphique spécifique.

Les objets de flux caractérisent une étape dans un processus métier.

Les événements sont représentés par des symboles circulaires, qui peuvent contenir d'autres symboles qui varient selon le type d'événement. Un événement est un élément déclencheur qui initie, modifie ou marque la fin d'un process.

Les activités sont symbolisées par un rectangle aux angles arrondis et représentent une ou plusieurs tâches accomplies par un individu ou un système. Les passerelles, appelées aussi branchements ou portes logiques, sont représentées par des losanges et illustrent l’orientation du flux, potentiellement conditionnée par les étapes précédentes.