Dans son rapport d'information sur “l’Évolution des modes de travail, défis managériaux”, le Sénat évoquait en 2021 plusieurs types d'organisation qui pourraient structurer le monde du travail en 2030. Ces différentes perspectives sont introduites par la révolution des modes de production, liée au développement de l'automation et à l’essor des nouvelles technologies.
On retrouve dans la démarche BPMN tous les leviers positifs des différentes organisations esquissées. La représentation graphique des processus métier sous forme d’organigrammes, appelés parfois diagrammes, favorise l'autonomie, le travail en équipe multidisciplinaire et la formation continue pour des emplois peu à très qualifiés. Chaque participant dispose ainsi d’une vision d'ensemble et chaque partie prenante est invitée à contribuer à l’optimisation du processus.
Plusieurs outils de cartographie existent pour aider une entreprise à se structurer et à impliquer ainsi ses collaborateurs grâce à la démarche BPMN. Découvrez avec Elemate l’intérêt spécifique du logiciel d’organigramme en ligne, ses avantages par rapport à un logiciel sous licence et les différents niveaux d’organigrammes que l’on peut obtenir en l’utilisant.
Types d’organigrammes en entreprise et niveaux de complexité
Types d’organigrammes
Les organigrammes les plus fréquents sont :
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l’organigramme plat ;
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l’organigramme hiérarchique, qui suit une structure verticale divisée en plusieurs niveaux ;
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l’organigramme matriciel, qui permet de modéliser l’organisation de l’entreprise en faisant figurer les différentes équipes qui travaillent de façon parallèle. Plusieurs chefs de projet peuvent être attachés à une même équipe.
L’intérêt de l’organigramme est de mettre en évidence les différents acteurs d’un processus et les relations qui existent entre eux. Le langage BPMN permet de produire des organigrammes dans lesquels chacun situe mieux sa place dans l’organisation globale, ses interlocuteurs directs et dans quelle phase d’un processus son action s’inscrit.
Niveaux de diagrammes BPMN
On peut distinguer trois niveaux d’organigramme BPMN en ligne. Le diagramme BPMN basique est utile à des fins de communication, car il offre une vision globale d’un processus métier. Les diagrammes BPMN intermédiaires et avancés peuvent être exécutés.
Le diagramme BPMN basique
Dans ce diagramme en ligne, on trouve généralement un événement de début, un événement de fin, ainsi qu’une ou plusieurs activités abstraites (commande, publication d’une annonce, etc.). Ces différents éléments sont reliés par un flux séquentiel. Les branchements représentés sont de type exclusif ou parallèle.
Il est possible d’ajouter au diagramme des annotations, des objets de données si l’on veut apporter davantage de précisions au processus représenté.
Le diagramme BPMN intermédiaire
Ce modèle d’organigramme est utilisé pour modéliser des processus métier incluant des :
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tâches manuelles ;
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tâches utilisateurs ;
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tâches de service ;
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des sous-processus.
Les branchements figurant dans le diagramme complexe sont de type inclusif.
La progression du processus est représentée par des flux par défaut ou des flux de messages.
On peut trouver dans les diagrammes intermédiaires des comportements spéciaux comme :
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des messages;
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une minuterie ;
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un signal ;
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un lien.
Le diagramme BPMN avancé
Le diagramme avancé permet de représenter un sous-processus événementiel, des boucles, des instances multiples. On y trouve des événements à la frontière et des événements complexes. Les branchements peuvent eux aussi être complexes et ils peuvent être basés sur les événements. Enfin, on peut modéliser des événements spéciaux tels que :
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une erreur ;
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une escalade ;
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une compensation ;
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une terminaison ;
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une transaction.
Quel type de logiciel pour faire un organigramme ?
Différence entre un logiciel sous licence et un logiciel SaaS
Si les logiciels ont d’abord été vendus sous forme de licence, de nombreux logiciels sont désormais accessibles en SaaS (Software as a Service) pour faire un organigramme.
Lorsqu’un utilisateur achète la licence d’un logiciel, il en devient propriétaire et peut le télécharger sur un ou deux postes de travail. Dans le cadre d’un logiciel en ligne, l’utilisateur souscrit à un abonnement mensuel ou annuel qui lui donne accès au service depuis n’importe quel ordinateur, sans avoir besoin de télécharger le logiciel. L’utilisateur peut aussi payer à l’usage. Lorsque l’entreprise ne souhaite plus utiliser de logiciel SaaS, il lui suffit de suspendre ou de résilier son abonnement.
Dans les deux cas, l'utilisateur reste propriétaire de ses données.
Intérêt du logiciel en SaaS
Utiliser un logiciel en ligne de création de diagrammes présente de nombreux avantages.
Accessibilité
Un logiciel SaaS est disponible depuis tous les systèmes d’exploitation à condition de disposer d’une connexion internet, là où un logiciel sous licence est souvent limité à un seul système d’exploitation.
Le logiciel est accessible depuis n’importe quel poste de travail, au sein de l’entreprise comme en télétravail. Le SaaS répond davantage aux modes de travail actuels.
Un logiciel en ligne peut être utilisé simultanément depuis plusieurs ordinateurs, contrairement au logiciel sous licence qui nécessite une licence supplémentaire pour que deux collaborateurs ou plus puissent travailler en même temps sur le logiciel.
Il n’est pas nécessaire de télécharger le logiciel ni de l’installer sur un poste de travail. L’espace de stockage interne, que ce soit celui de l’ordinateur ou du serveur de l’entreprise, n’est donc pas mobilisé.
Mises à jour, maintenances et sauvegardes
Les mises à jour, maintenances et sauvegardes sont effectuées automatiquement par le logiciel en ligne, l’utilisateur n’est donc pas soumis à des coûts supplémentaires pour utiliser son outil.
Outre le fait que les mises à jour soient effectuées automatiquement, l’utilisation d’un logiciel SaaS garantit que tous les utilisateurs, au sein d’un même service comme dans différents sites, disposent de la même version du logiciel. Cela facilite la collaboration des salariés et la fluidité des workflows.
La synchronisation des données est instantanée.
Sécurité des données
Avec un logiciel SaaS, vos données sont sauvegardées dans un datacenter sécurisé. Vous ne courrez donc pas de risque si l’ordinateur est volé, cassé ou piraté.
Lien entre BPMN et logiciel d’organigramme en ligne
La notation BPMN est la référence pour la modélisation des processus métier. Il est très facile de réaliser un organigramme d’entreprise en utilisant le BPMN puisque l’on dispose d’une bibliothèque de symboles que l’on peut sélectionner. Réaliser un organigramme BPMN permet ensuite de le partager en ayant par avance l’assurance d’une compréhension complète et immédiate du lecteur en vue d’une exécution simple et efficace.
Utiliser un logiciel BPMN en ligne allège l’utilisateur des contraintes de mises à jour et d’actualisation des symboles utilisés au regard de l’évolution potentielle de la norme BPMN gérée par l’OMG.
Le BPMN est une démarche ayant pour but d’harmoniser la représentation des processus métier et de faciliter la collaboration, au sein même de l’entreprise, comme avec les prestataires externes. Cela suppose donc que plusieurs acteurs puissent travailler en même temps sur le logiciel, depuis plusieurs postes différents et que les modifications apportées soient automatiquement et immédiatement actualisées pour que tous les acteurs aient toujours une version à jour du processus.
La solution Elemate vous apporte tous les atouts d’un logiciel en ligne, quel que soit le niveau de complexité de diagramme que vous souhaitez représenter et quel que soit votre secteur d'activité. Contactez-nous pour obtenir une démo et découvrez comment formaliser vos processus simplement, automatiquement.
À propos d'Elemate
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